11 december 2024
Tips & tricks inzake vertrouwelijkheidclausules
Vertrouwelijkheidsclausules komen voor in allerlei soorten contracten (bv. dadingen, commerciële samenwerkingsovereenkomsten,…) en geven vaak aanleiding tot discussie: wat wordt er als vertrouwelijk beschouwd, wat is de duurtijd van deze verbintenis, is er een sanctie gekoppeld aan de schending van de vertrouwelijkheid, etc. In deze blog geven we enkele tips & tricks om uw vertrouwelijkheidsclausule zo nuttig mogelijk te maken.
Doel
Een vertrouwelijkheidsclausule heeft tot doel om één of meer partijen bij een overeenkomst te verbieden om bepaalde informatie te delen met derden. Vaak gaat het om bedrijfsgeheimen of gevoelige informatie waarvan men liever niet heeft dat deze publiek wordt.
Zo zal een projectontwikkelaar in een dading met buurtbewoners die zijn vergunningen aanvechten een vertrouwelijkheidsclausule willen opnemen, zodat derden niet te weten komen welke tegemoetkomingen hij heeft gedaan in ruil voor de afstand van de beroepsprocedures die de buurtbewoners hebben aangespannen tegen zijn beoogde project.
Voor de bescherming van bedrijfsgeheimen zijn vertrouwelijkheidsclausules en -overeenkomsten (de zogenaamde non-disclosure agreements of NDA’s) bovendien cruciaal geworden. Om beroep te kunnen doen op de wettelijke bescherming van bedrijfsgeheimen, is het immers aangewezen dat u kan aantonen dat u maatregelen heeft getroffen om uw bedrijfsgeheimen te beschermen. Het opnemen van een vertrouwelijkheidsclausule in uw contracten kan zo’n maatregel zijn.
Ook in het kader van de verwerking van persoonsgegevens kunnen vertrouwelijkheidsclausules nuttig zijn.
Veelal zullen zulke vertrouwelijkheidsclausules vooral bedoeld zijn ten voordele van één partij. Niettemin kunnen vertrouwelijkheidsclausules zowel eenzijdig als wederkerig zijn. In het laatste geval, kan elke partij een eventuele schending van de vertrouwelijkheidsclausule door de andere partij inroepen.
Omvang
Het is uiteraard van groot belang om goed te omschrijven wat als vertrouwelijke informatie wordt beschouwd. Men kan er daarbij voor kiezen om de vertrouwelijke informatie zeer gedetailleerd te omschrijven (bv. wanneer men specifieke bedrijfsgeheimen wil beschermen) of in meer abstracte termen (wanneer men een grotere hoeveelheid aan informatie onder het toepassingsgebied van de clausule wil brengen).
Daarnaast zal er daarbij gebruik worden gemaakt van een niet-exhaustieve lijst van zaken die als vertrouwelijk worden beschouwd of wordt informatie daarentegen slechts als vertrouwelijk beschouwd wanneer dit uitdrukkelijk op het desbetreffende document wordt vermeld of bij de mededeling ervan.
Partijen zullen ook vaak uitzonderingen willen opnemen. Het gaat dan om informatie die partijen uitdrukkelijk als niet-vertrouwelijk beschouwen (bv. informatie die al voor contractsluiting door één van de partijen gekend was of informatie die publiek bekend is).
Het werken met uitzonderingen kan bovendien nuttig zijn in het kader van de bewijslast. Zo kunnen partijen stipuleren dat een partij die zich beroept op een uitzonderingsgeval, daarvan het bewijs moet leveren.
Voorts kan het nuttig zijn om aan te geven waarvoor de vertrouwelijke informatie mag worden gebruikt en hoe deze mag worden verwerkt (bv. een verbod om deze informatie op te slaan op een eigen laptop).
Eigendomsrechten op de vertrouwelijke informatie
Naargelang het geval, kan het aangewezen zijn om te vermelden welke partij eigenaar is van de vertrouwelijke informatie. Daarbij kan tevens worden gespecificeerd dat eventuele kopijen van de vertrouwelijke informatie bij beëindiging van het contract op eerste verzoek aan de eigenaar van de vertrouwelijke informatie moeten worden bezorgd of moeten worden vernietigd.
Duur
Verder is het van belang om goed na te denken over het temporele toepassingsgebied van het vertrouwelijkheidsbeding. In het kader van een samenwerking zal het bijvoorbeeld belangrijk zijn om de vertrouwelijkheid niet enkel tijdens, maar ook na de samenwerking nog enige tijd te laten doorwerken.
Eventueel kan daarbij een onderscheid worden gemaakt naargelang de omstandigheden die hebben geleid tot de beëindiging van de samenwerking (uitvoering van de overeenkomst, ontbinding, nietigheid, opzegging,…).
Wanneer de vertrouwelijkheidsclausule ook doorwerkt na beëindiging van de overeenkomst, spreekt men van een postcontractuele verbintenis. Zulke verbintenissen worden in principe niet beïnvloed door de beëindiging van het contract en zullen dus blijven doorwerken gedurende de door partijen overeengekomen termijn of, bij gebreke daarvan, gedurende een redelijke termijn.
Let wel, als in de vertrouwelijkheidsclausule niet is bepaald hoe lang deze clausule blijft doorwerken, zullen de verbintenissen onder deze clausule van onbepaalde duur zijn. Dit heeft tot gevolg dat zij te allen tijde kunnen worden opgezegd mits inachtneming van een redelijke opzegtermijn. Vaak is het dan ook aangewezen om de vertrouwelijkheidsclausule te beperken tot een welbepaalde duur.
Sanctie
Tot slot kunnen partijen ook een sanctie opnemen in geval van schending van de vertrouwelijkheidsclausule. In dat geval zal er doorgaans een forfaitaire schadevergoeding worden opgenomen dewelke bepaald welke vergoeding verschuldigd is per inbreuk op het vertrouwelijkheidsbeding. Een dergelijke sanctie biedt het voordeel dat de benadeelde partij zijn schade niet concreet zal moeten aantonen (doch met de mogelijkheid om een hogere vergoeding te eisen indien de werkelijke schade hoger ligt dan het forfaitaire bedrag). Daarbij dient dan wel rekening te worden gehouden met de wetgeving inzake schadebedingen.
Kortom, een goed vertrouwelijkheidsbeding omvat vele aspecten. Wil u uw vertrouwelijkheidsbeding optimaliseren of wenst u een advies omtrent uw huidige clausules? Neem dan zeker contact op met onze specialisten inzake contracten en verbintenissen, zodat wij u op maat kunnen bijstaan.
