AI op de werkvloer? Vergeet uw verplichtingen als werkgever niet!

Artificiële intelligentie is niet langer toekomstmuziek. Integendeel, steeds meer werknemers maken vandaag gebruik van AI-tools, gaande van generatieve toepassingen zoals ChatGPT tot gespecialiseerde software voor rekrutering, personeelsbeheer, klantencontact of gegevensanalyse. Voor werkgevers brengt deze evolutie niet alleen opportuniteiten met zich mee, maar ook risico’s. Het toenemende gebruik van AI doet dan ook verschillende nieuwe juridische verplichtingen ontstaan. Een belangrijke – en soms nog onderbelichte – verplichting uit de Europese AI Act betreft de AI-geletterdheid van werknemers en andere personen die met AI werken.

Wat is AI?

AI staat voor artificiële, of kunstmatige intelligentie en is uitgegroeid tot een verzamelnaam voor verschillende computersystemen en softwaretoepassingen die taken kunnen uitvoeren die in principe de menselijke intelligentie vereisen. Te denken valt aan redeneren, problemen oplossen, talen begrijpen etc.

Hoewel AI al geruime tijd bestaat en wordt gebruikt in onder meer zoekmachines, webwinkels, vertaaldiensten, beeldherkenning etc is de technologie de laatste jaren enorm in opmars en kent het een bijzonder snelle evolutie. Dankzij laagdrempelige en gebruiksvriendelijke chatbots is AI vandaag toegankelijk voor een breed publiek. Ook op de werkvloer wordt er dan ook steeds vaker gebruik van gemaakt.

Die toegankelijkheid mag evenwel niet doen vergeten dat het gebruik van AI ook risico’s met zich meebrengt. Werknemers moeten zich onder meer bewust zijn van de beperkingen van AI-systemen en voldoende kritisch omgaan met de resultaten die deze systemen genereren.

Voor werkgevers is het dan ook van belang ervoor te zorgen dat werknemers die in het kader van hun werkzaamheden gebruikmaken van AI over de nodige kennis en vaardigheden beschikken om hiermee op een veilige, kritische en verantwoorde manier om te gaan.

De AI Act en de verplichting inzake AI-geletterdheid

De verordening (EU) 2024/1689, beter bekend als de “AI Act”, werd in 2024 aangenomen en creëert een Europees regelgevend kader voor artificiële intelligentie. De verordening heeft onder meer tot doel het gebruik van AI veiliger te maken en de gebruikers en andere betrokken personen te beschermen. Het regelgevend kader werd inmiddels gewijzigd door Verordening (EU) 2026/1744 van 8 juli 2026.

Een van de verplichtingen die uit de AI Act voortvloeit, betreft de zogenaamde AI-geletterdheid. Organisaties die AI-systemen gebruiken, moeten passende maatregelen nemen om de ontwikkeling van AI-geletterdheid te ondersteunen bij de personen die namens hen met deze systemen werken. Daarbij moet onder meer rekening worden gehouden met de technische kennis, ervaring en opleiding van de betrokken personen, maar ook met de concrete context waarin de AI-systemen binnen de onderneming worden gebruikt.

De verplichting heeft dan ook niet uitsluitend betrekking op werknemers. Zij kan ook relevant zijn voor andere personen die in een professionele context AI-systemen gebruiken, ontwikkelen, implementeren of daarop toezicht houden, zoals uitzendkrachten, consultants en externe dienstverleners.

In de praktijk betekent dit aldus dat elke onderneming die gebruik maakt van AI-instrumenten moet voorzien in een bijscholing van haar werknemers, voor zover zij deze instrumenten namens haar gebruiken. Dit betekent echter niet dat elke werknemer verplicht hetzelfde opleidingsprogramma dient te volgen. Een werknemer die ChatGPT occasioneel gebruikt om een eerste ontwerp van een mail voor te bereiden, heeft immers andere kennis en vaardigheden nodig dan een HR-medewerker die een AI-systeem gebruikt om sollicitanten te beoordelen.

Wanneer gebruik wordt gemaakt van AI-systemen met een hoger risico (m.n. bepaalde AI-toepassingen op het gebied van werkgelegenheid en personeelsbeheer) gelden bovendien bijkomende en verdergaande verplichtingen. Voor een aantal belangrijke verplichtingen met betrekking tot dergelijke hoogrisicosystemen werd de toepassingsdatum inmiddels uitgesteld tot 2 december 2027. Dit betekent evenwel niet dat werkgevers tot dan niets hoeven te ondernemen. De verplichting inzake AI-geletterdheid geldt immers reeds. Werkgevers doen er dan ook goed aan om tijdig te inventariseren welke AI-systemen binnen hun onderneming worden gebruikt en na te gaan welke huidige en toekomstige verplichtingen daarop van toepassing zijn.

De overige arbeidsrechtelijke plichten met betrekking tot de invoering van AI in de onderneming

De verplichtingen uit de AI Act staan niet op zichzelf. Wanneer een werkgever AI op de werkvloer invoert, dan moet ook rekening worden gehouden met het bestaande Belgische arbeidsrecht.

Een belangrijk aandachtspunt is dan ook CAO nr. 39 betreffende de voorlichting en het overleg inzake de sociale gevolgen van de invoering van nieuwe technologieën. Wanneer een nieuwe technologie belangrijke collectieve gevolgen heeft voor onder meer de werkgelegenheid, arbeidsorganisatie of arbeidsvoorwaarden, kan de werkgever verplicht zijn de werknemersvertegenwoordiging vooraf te informeren en te raadplegen.

Bij de invoering van AI moet dus niet enkel stilgestaan worden bij de vraag of de betrokken werknemers en gebruikers voldoende opleiding hebben gekregen, doch ook of er hierover voorafgaand een sociaal overleg georganiseerd moet worden.

Daarnaast blijft uiteraard ook de Belgische welzijnswetgeving een belangrijk aandachtspunt bij de invoering van dergelijke technologieën. Nieuwe technologie kan immers gevolgen hebben voor de manier waarop werknemers hun werk uitvoeren. AI kan bepaalde taken vereenvoudigen, of bepaalde arbeidssituaties veiliger maken, maar kan tegelijkertijd ook gevolgen hebben voor bijvoorbeeld de werkdruk, autonomie, controle of psychosociale belasting van werknemers. De werkgever moet de beroepsrisico’s die samenhangen met veranderingen in het werk beoordelen en, waar nodig, passende preventiemaatregelen nemen.

Een zorgvuldig begeleide implementatie van AI – met voldoende informatie, opleiding en duidelijke interne afspraken – is dan ook niet alleen relevant vanuit het oogpunt van de AI Act, maar maakt eveneens deel uit van een breder en doordacht welzijnsbeleid binnen de onderneming.

De risico’s indien u als werkgever niets doet

Werkgevers doen er goed aan de verplichtingen rond AI niet te licht op te vatten.

De AI Act voorziet immers in een aanzienlijk sanctiekader. Voor bepaalde ernstige inbreuken kunnen de administratieve geldboetes oplopen tot 35 miljoen euro of, voor ondernemingen, 7% van de totale wereldwijde jaarlijkse omzet, indien dat bedrag hoger is.

Dit betekent uiteraard niet dat iedere tekortkoming inzake AI-geletterdheid automatisch aanleiding geeft tot dergelijke maximale geldboetes. De AI Act kent verschillende verplichtingen en sanctieniveaus, die van elkaar moeten worden onderscheiden.

Het juridische risico gaat bovendien verder dan mogelijke administratieve sancties. Een gebrekkig AI-beleid kan eveneens leiden tot risico’s op het vlak van aansprakelijkheid, arbeidsgeschillen, discriminatie en privacy- en gegevensbescherming.

Ook vanuit het welzijnsrecht kan onvoldoende opleiding relevant zijn. Wanneer werknemers onvoldoende worden geïnformeerd of opgeleid over instrumenten die zij bij de uitvoering van hun werkzaamheden moeten gebruiken, kan dit in bepaalde omstandigheden eveneens gevolgen hebben voor de naleving van de verplichtingen van de werkgever inzake veiligheid en welzijn op het werk.

Een degelijk uitgewerkt AI-beleid heeft bijgevolg niet uitsluitend een compliancefunctie. Het kan de onderneming ook helpen om juridische en aansprakelijkheidsrisico’s zoveel mogelijk te beheersen.

Wenst u meer informatie over de arbeidsrechtelijke gevolgen van het gebruik van AI binnen uw onderneming? Neem dan gerust contact op met één van onze specialisten in het arbeidsrecht en sociaal recht. Ook bij het opstellen of implementeren van een AI-policy kunnen wij uw onderneming bijstaan.