Is uw afwezigheidsbeleid aangepast aan de recente arbeidsrechtelijke wetswijzigingen?

Recent zijn er heel wat wetswijzigingen doorgevoerd in de wetgeving met betrekking tot arbeidsongeschikte werknemers. Als werkgever doet u er dus best maar goed aan om uw afwezigheidsbeleid aan te passen aan deze nieuwigheden. In deze blog leest u er (in een notendop) de belangrijkste zaken over.

1. Nieuwe regels met betrekking tot de re-integratie van arbeidsongeschikte werknemers

Het regeerakkoord besteedt bijzondere aandacht aan het ziekteverzuim en voert dan ook heel wat nieuwe maatregelen in om zieke werknemers terug sneller aan het werk te krijgen. Sinds 1 januari 2026 zijn in dit kader dan ook heel wat nieuwe regels in werking getreden.

Regels met betrekking tot het ziektebriefje

Allereerst werd de mogelijkheid uit artikel 31, §2/1 van de Arbeidsovereenkomstenwet om jaarlijks tot driemaal één ziektedag op te nemen zonder medisch attest (de zogenaamde ‘baaldag’) verminderd naar maximaal 2 keer per jaar.

Deze baaldagen werden initieel ingevoerd voor werknemers die zich een dag niet zo lekker voelen, slecht in hun vel zitten of bepaalde medische klachten hebben waardoor zij zich in de onmogelijkheid bevinden om werk te verrichten voor hun werkgever. Vaak zijn deze baaldagen er voor klachten die door de werknemer als net niet ernstig genoeg worden beschouwd om naar de dokter te gaan.

Regels met betrekking tot preventie en het actief verzuimbeleid van de werkgever

De wetgever zet verder sterker in op een proactieve aanpak van ziekteverzuim. Zo zijn werkgevers conform artikel I.4-71/2 van de Codex Welzijn op het Werk voortaan verplicht om in het arbeidsreglement een duidelijke procedure op te nemen voor het onderhouden van contact met arbeidsongeschikte werknemers, waarin ten minste het volgende wordt vastgelegd: a) door wie de arbeidsongeschikte werknemer gecontacteerd zal worden; b) de frequentie van het contact.

Deze procedure maakt deel uit van een actief afwezigheidsbeleid dat tot doel heeft de terugkeer naar het werk in geval van arbeidsongeschiktheid te faciliteren en voor te bereiden. Deze procedure beoogt in geen geval na te gaan of de afwezigheid van de werknemers om gezondheidsredenen gegrond is.

Daarnaast werd het verzoek tot aangepast werk ook formeel verankerd in de Codex Welzijn op het Werk (CWW). Werknemers die het risico lopen arbeidsongeschikt te worden, kunnen hun werkgever expliciet verzoeken om de mogelijkheden voor aangepast of ander werk te onderzoeken. De werkgever kan zich daarbij laten bijstaan door de bevoegde preventieadviseur.

Op de werkgever rust dan ook de verplichting om de werknemer zo snel mogelijk te informeren over het gevolg dat aan dit verzoek wordt gegeven. Het is wel belangrijk te benadrukken dat er geen verplichting bestaat om effectief positief in te gaan op de vraag van de werknemer. Transparantie blijft echter wel essentieel: het is aanbevolen om het antwoord schriftelijk te formuleren en, in geval van weigering, de redenen daarvoor duidelijk te motiveren.

Regels met betrekking tot de re-integratie en arbeidspotentieel

Ook het re-integratietraject werd grondig hervormd door de regering, met meer nadruk op een snelle en actieve opvolging van de arbeidsongeschiktheid.

Zo moet de werkgever alle werknemers op regelmatige basis informeren over de mogelijkheid om bij arbeidsongeschiktheid, een bezoek voorafgaand aan de werkhervatting aan te vragen, en de rechten die zij in dat kader genieten.

Ook werden er wijzigingen doorgevoerd aan het voormalige re-integratietraject. Nieuw is dat ook de werkgever het re-integratietraject voortaan vanaf dag één van de arbeidsongeschiktheid kan opstarten, voor zover de werknemer hiermee instemt. Bovendien zijn werkgever met minstens twintig werknemers verplicht om binnen een periode van zes maanden na de start van de arbeidsongeschiktheid een re-integratietraject op te starten. Het niet naleven van deze verplichting kan aanleiding geven tot sancties conform het Sociaal Strafwetboek. Ook kleinere werkgevers, met minder dan twintig werknemers, moeten binnen dezelfde termijn actie ondernemen door ofwel een re-integratietraject op te starten, ofwel door de werknemer uit te nodigen voor een bezoek voorafgaand aan de werkhervatting.

Parallel wordt ook sterker ingezet op de inschatting van het arbeidspotentieel van de arbeidsongeschikte werknemer. Wanneer blijkt dat de werknemer nog over arbeidspotentieel beschikt, kan – en in bepaalde gevallen moet – de werkgever een re-integratietraject opstarten, op basis van de inschatting door de preventieadviseur-arbeidsarts (PA-AA). Ook de werknemer kan om een inschatting verzoeken, voor zover hij minstens acht weken arbeidsongeschikt is. Op die manier wordt sneller zicht gekregen op de mogelijkheden tot werkhervatting of aangepast werk.

De procedure zelf wordt ook formeler. Zo zal de PA-AA de werknemer via een aangetekende zending uitnodigen voor een re-integratiebeoordeling. Indien de werknemer twee keer zonder gegronde reden niet ingaat op deze uitnodiging, kan dit zware gevolgen hebben, met name het verlies van het recht op een uitkering.

Regels met betrekking tot herval (al dan niet na een progressieve werkhervatting)

Voorts werd ook een wijziging doorgevoerd met betrekking tot het recht op gewaarborgd loon in het kader van een herval van arbeidsongeschiktheid.  Voor arbeidsongeschiktheden vanaf 1 januari 2026 is de hervaltermijn in geval van ziekte verlengd van veertien dagen naar acht weken, waardoor het recht op gewaarborgd loon dus slechts opnieuw aanvangt na een effectieve werkhervatting van minstens acht weken.

Tot slot wordt bij progressieve werkhervatting het recht op gewaarborgd loon voortaan volledig geneutraliseerd. Werknemers die na een gedeeltelijke werkhervatting opnieuw uitvallen wegens ziekte, hebben geen recht meer op gewaarborgd loon, voor zover de nieuwe arbeidsongeschiktheid aanvangt vanaf 1 januari 2026.

Wijziging procedure medische overmacht

Verder werd ook de bijzondere procedure van medische overmacht aangepast. Voorheen kon deze procedure pas worden opgestart wanneer een werknemer minstens negen maanden ononderbroken arbeidsongeschikt was en er geen re-integratietraject liep. Een korte werkhervatting van minder dan veertien kalenderdagen onderbrak die periode bovendien niet, waardoor de teller in de praktijk vaak bleef doorlopen.

Vandaag is die wachttermijn ingekort, waardoor de procedure al kan worden opgestart na zes maanden ononderbroken afwezigheid wegens arbeidsongeschiktheid. Dit betekent dat werkgevers sneller duidelijkheid kunnen krijgen over de (on)mogelijkheid van een terugkeer naar het werk. Daarnaast is voorzien dat deze periode reeds vóór 1 januari 2026 kan zijn aangevangen, wat ervoor zorgt dat ook lopende afwezigheden onder de nieuwe, kortere termijn kunnen vallen.

2. Wijziging arbeidsreglement

Gelet op deze nieuwe verplichting dringt een actualisering van het arbeidsreglement van de onderneming zich op. Bepaalde van deze verplichtingen dienen immers verplicht te worden opgenomen/aangepast in het arbeidsreglement, zodat ook de werknemer kennis heeft van deze regels.

Voor het doorvoeren van een dergelijke wijziging in het arbeidsreglement dient de gebruikelijke procedure (waarbij indien wettelijk vereist de ondernemingsraad wordt betrokken) gevolgd te worden.

Er zijn maar enkele situaties waarin deze procedure niet gevolgd dient te worden, met name:

• Tijdelijke wijziging van het werkrooster
• Wijziging van informatieve vermeldingen (o.a. namen van verzekeringsmaatschappij, verlofkas, leden ondernemingsraad, plaats waar verbanddoos zich bevindt etc)
• Door de werknemer na te leven formaliteiten bij arbeidsongeschiktheid tijdens de vakantie
• Toepassing van een flexibele arbeidsregeling
• Invoering van sommige arbeidsregelingen met nachtprestaties
• Invoering van een flexibele arbeidsregeling overeenkomstig artikel 20bis Arbeidswet
• Invoering van glijdende werkroosters
• Verlenging van de referentieperiodes waarin de arbeidsduur gemiddeld moet worden gerespecteerd

Onze advocaten, gespecialiseerd in het arbeids- en sociaal recht, staan u graag bij. Wij begeleiden u bij de herziening van uw arbeidsreglement, zodat dit volledig in overeenstemming is met zowel de voormelde als de recent doorgevoerde wijzigingen binnen andere relevante domeinen van het arbeidsrecht.