Nog minder dan twee maanden tijd: heeft u al een intern reglement private opsporing?

Een vermoeden van fraude, oneerlijke concurrentie of een andere ernstige inbreuk door een werknemer kan voor een werkgever aanleiding zijn om een intern onderzoek te voeren. Sinds de inwerkingtreding van de Wet Private Opsporing (WPO) op 16 december 2024 gelden daarvoor nieuwe regels.

Een belangrijke verplichting nadert nu snel: uiterlijk op 16 december 2026 moeten werkgevers die private onderzoeken naar werknemers willen kunnen voeren, beschikken over een intern reglement dat dergelijke onderzoeken regelt. Wie niet tijdig in actie komt, riskeert dat het verzamelde bewijs nietig is. In deze blog leest u welke actie u dient te ondernemen en hoe u dit moet doen.

Interne onderzoeken? De WPO is sneller van toepassing dan u denkt

Het toepassingsgebied van de WPO is bijzonder ruim (en misschien zelfs té ruim). De verplichtingen zijn niet alleen relevant voor grote ondernemingen die regelmatig uitgebreide fraudeonderzoeken voeren, maar ook een werkgever die slechts uitzonderlijk een intern onderzoek naar een werknemer voert, kan met de WPO worden geconfronteerd.

Denk bijvoorbeeld aan een onderzoek naar fraude, diefstal, oneerlijke concurrentie of andere mogelijke inbreuken binnen de onderneming. Daarbij kunnen onder meer interviews worden afgenomen, bedrijfsdocumenten of camerabeelden worden geanalyseerd of bepaalde werkplaatsen of bedrijfsmiddelen worden onderzocht.

De omvang van de onderneming, het aantal werknemers en de frequentie waarmee onderzoeken plaatsvinden, zijn daarbij niet doorslaggevend. Elke werkgever die private opsporingsactiviteiten ten aanzien van werknemers wil uitvoeren, doet er daarom goed aan na te gaan of zijn interne regels in overeenstemming zijn met de WPO.

16 december 2026 is een belangrijke deadline voor werkgevers

De WPO trad in werking op 16 december 2024. De wetgever voorzag in een overgangsperiode van twee jaar voor de verplichting om een reglement uit te werken met de nadere regels voor private opsporing op de werkvloer. Die overgangsperiode eindigt dus op 16 december 2026.

Tijdens de overgangsperiode kan een werkgever in principe nog een privaat onderzoek voeren zonder over dit specifieke reglement te beschikken, uiteraard mits naleving van de overige toepasselijke wettelijke regels.

Werkgevers wachten daarom beter niet tot het einde van dit jaar. Het intern reglement moet niet alleen juridisch correct worden opgesteld, maar ook praktisch worden afgestemd op de werking van de onderneming. Bovendien moet aandacht worden besteed aan een correcte informatie en, waar aangewezen, moeten de werknemers(vertegenwoordigers) worden geraadplegd binnen de eventueel aanwezige overlegorganen.

Wat moet u precies regelen in het intern reglement?

De WPO schrijft niet tot in detail voor hoe het interne reglement eruit moet zien, maar de bedoeling is wel duidelijk: werknemers moeten vooraf voldoende transparantie krijgen over de mogelijkheid dat een privaat onderzoek wordt gevoerd naar bepaalde handelingen en over de regels die daarbij gelden.

Een goed uitgewerkt intern reglement bepaalt daarom onder meer wanneer een onderzoek kan worden opgestart, wie het onderzoek kan uitvoeren en welke onderzoekshandelingen mogelijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan interviews, het onderzoeken van werkplaatsen of lockers, het raadplegen van bedrijfsdocumenten of (binnen de toepasselijke wettelijke grenzen) het analyseren van camerabeelden of geolocatiegegevens. Ook de mogelijke gevolgen van een onderzoek (bv. een berisping of een ontslag) en de rechten van de betrokken werknemer verdienen een duidelijke regeling.

De WPO legt bovendien niet een verplichte vorm op. Het intern reglement kan bijvoorbeeld worden opgenomen in een collectieve arbeidsovereenkomst of in het arbeidsreglement, al verdient het de voorkeur om een apart document op te stellen, vaak in de vorm van een policy.

Naar onze mening kan, afhankelijk van de concrete omstandigheden, ook worden gewerkt met een afzonderlijke interne policy.

Geen intern reglement? Dan kan waardevol bewijs helaas verloren gaan

De deadline is meer dan een administratieve formaliteit. De WPO koppelt aan de verplichting om over een reglement te beschikken immers een belangrijke sanctie, namelijk de nietigheid.

Wanneer na 16 december 2026 bewijs wordt verzameld in het kader van een privaat onderzoek zonder dat het vereiste intern reglement aanwezig is, bestaat het risico dat dit bewijs onrechtmatig is en in een eventuele en latere gerechtelijke procedure niet kan worden gebruikt.

Dat kan bijzonder verstrekkende gevolgen hebben. Denk bijvoorbeeld aan een werkgever die na een intern fraudeonderzoek overgaat tot een ontslag om dringende reden, maar vervolgens wordt geconfronteerd met een discussie over de bruikbaarheid of rechtmatigheid van het bewijs waarop dat ontslag steunt.

Het volstaat bovendien niet noodzakelijk om een policy ergens op de server te bewaren. Werkgevers doen er goed aan te kunnen aantonen dat hun werknemers daadwerkelijk en voldoende werden geïnformeerd. Dat kan bijvoorbeeld via een ontvangstbevestiging of via een publicatie op het intranet in combinatie met een gerichte communicatie aan het personeel.

16 december 2026 lijkt misschien nog veraf, maar dat is het niet. Ondernemingen bereiden zich best tijdig voor. Een goed uitgewerkt reglement beperkt niet alleen juridische risico’s, maar creëert ook een duidelijk kader om snel en zorgvuldig te kunnen handelen wanneer zich binnen de onderneming een incident voordoet.

Heeft uw onderneming nog geen reglement voor interne onderzoeken of wilt u uw bestaande policies laten toetsen aan de WPO? Ons gespecialiseerd team staat u graag bij bij het uitwerken en implementeren van een juridisch sluitend en praktisch werkbaar kader.