25 maart 2026
Sollicitatiebrieven bewaren voor toekomstige vacatures: wat mag volgens de GDPR?
Wanneer een werkgever een vacature uitschrijft dan kan het wel eens gebeuren dat hierop meerdere sterke profielen reageren, hoewel er slechts plek is voor één van hen. Soms wil een werkgever de niet-weerhouden profielen dan bijhouden in een zogenaamde wervingsreserve zodat zij in de toekomst gecontacteerd kunnen worden indien er een nieuwe vacature vrijkomt, maar kan dit wel? In deze blog lees je er alles over.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
De vraag of een werkgever zomaar gegevens van sollicitanten mag bewaren, moet worden beoordeeld in het licht van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Als werkgever dien je immers rekening te houden met de beginselen en principes uit deze verordening (AVG), ook wel gekend onder de Engelse benaming ‘General Data Protection Regulation’ (GDPR).
Deze Europese verordening is reeds sinds 25 mei 2018 van toepassing in alle lidstaten van de Europese Unie, waaronder België. De GDPR heeft twee belangrijke doelstellingen: enerzijds het versterken van de grondrechten van de burgers in het digitale tijdperk, en anderzijds het waarborgen van het vrij verkeer van persoonsgegevens binnen de Europese Unie.
Concreet regelt de GDPR-verordening de manier waarop ‘persoonsgegevens’ mogen worden verzameld, verwerkt en bewaard. Ook in het kader van rekrutering en aanwerving van personeel verwerken werkgevers tal van persoonsgegevens, waardoor zij rekening dienen te houden met de beginselen en principes uit de GDPR.
Voor een algemene uiteenzetting van de GDPR verwijzen wij graag naar een eerdere blog van onze collega’s mr. Frederic Rosiers en mr. Maxime Jeanray: https://forumadvocaten.be/2024/12/12/gdpr-101-sluit-het-jaar-af-met-een-privacy-opfrissing/
Gegevens van sollicitanten gekregen tijdens een sollicitatie bewaren
Het is vanzelfsprekend dat een werkgever tijdens een sollicitatieprocedure doorgaans verschillende persoonsgegevens verzamelt van de sollicitanten, onder meer de gegevens uit de cv en de motivatiebrief. Deze persoonsgegevens vallen doorgaans dan ook onder de GDPR, aangezien het gaat over objectieve en subjectieve informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (te denken valt aan de naam van de sollicitant, persoonlijke kernmerken zoals leeftijd en adresgegevens…). Als onderneming ben je, in het kader van zo’n sollicitatieprocedure, dan ook een verwerker van deze persoonsgegevens met als gevolg dat er een duidelijke rechtsgrond dient te bestaan voor de verdere verwerking ervan.
Principe: enkel bewaren zolang noodzakelijk
De algemene regel voor de verwerking van persoonsgegevens stelt dat gegevens maar bijgehouden kunnen worden zolang dat strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Er dient dan ook rekening te worden gehouden met het feit dat er een opslagbeperking is en dat gegevens verwijdert dienen te worden zodra ze niet meer relevant zijn.
Meer concreet betekent dit dan ook dat zodra er een kandidaat geselecteerd is voor de desbetreffende openstaande vacature, en deze de jobaanbieding ook aanvaardt, het bijhouden van de informatie over de andere kandidaten in principe niet langer noodzakelijk is.
Mogelijke uitzonderingen
Hoewel het in principe niet noodzakelijk lijkt, kan het toch gerechtvaardigd zijn om de sollicitatiegegevens iets langer te bewaren dan het moment van het afsluiten van de aanwervingsprocedure.
Zo bestaat het risico dat een afgewezen kandidaat een klacht indient op grond van de Discriminatiewet om alzo een vergoeding te vorderen. Als onderneming doet u er dan goed aan om ook het dossier van de kandidaat te bewaren, ter verdediging van de belangen van de onderneming in dit kader. Discriminatieclaims kunnen ingesteld worden tot vijf jaar na de vermeende feiten, reden waarom het gerechtvaardigd kan zijn om het dossier gedurende deze termijn ook bij te houden. De gegevens van de desbetreffende kandidaat mogen dan wel enkel in het kader van de verdediging tegen deze discriminatieclaim opgerakeld worden. Het is dus niet de bedoeling om een dossier vijf jaar te bewaren, om op die manier een wervingsreserve aan te leggen.
Het aanleggen van een wervingsreserve
Wil je als onderneming toch graag een wervingsreserve aanleggen, dan houd je best rekening met de principes en beginselen uit de GDPR. Zo is het in de praktijk verstandig om de toestemming van de sollicitant te vragen in het kader van een soort ‘privacy policy voor sollicitanten’. Door de ondertekening van dit document geven de sollicitanten die zich kandidaat stellen in een sollicitatieprocedure uitdrukkelijk aan akkoord te zijn om in de reserve te worden opgenomen. De ‘toestemming’ kan immers een rechtsgrond zijn om persoonsgegevens langer te bewaren dan strikt noodzakelijk.
Naast het feit dat het document uitdrukkelijk om de toestemming van de sollicitant dient te vragen, dient een dergelijk document de sollicitant vanzelfsprekend ook te informeren over de wijze waarop de persoonsgegevens zullen worden bijgehouden. Meer concreet vermeldt dit document het best de concrete doeleinden van de verwerking, de duur waarmee de gegevens in de wervingsreserve opgenomen zullen worden, evenals het recht op inzage en correctie.
Vanzelfsprekend kan een wervingsreserve niet voor onbepaalde duur worden aangelegd, daar de gegevens na één tot twee jaar niet meer actueel zullen zijn. Hierdoor kunnen deze gegevens dan ook niet meer relevant zijn in het kader van een wervingsreserve, reden waarom het dan ook aangewezen is om de wervingsreserve alsnog te verwijderen na één jaar.
Het delen van cv’s uit de wervingsreserve
Bij het aanleggen van een wervingsreserve rijst mogelijks ook de vraag in welke mate deze sollicitatiegegevens kunnen worden gedeeld, bijvoorbeeld met een andere vestiging.
Het delen van cv’s met andere vestigingen binnen eenzelfde juridische entiteit is in principe toegestaan. Werkgevers beschikken immers doorgaans over een voldoende rechtsgrond, zolang de verwerking gebeurt in het kader van het oorspronkelijke doel van de sollicitatieprocedure. Het is wel belangrijk om rekening te houden met de wensen van de sollicitant. Indien de sollicitant aldus expliciet aangeeft dat zijn of haar gegevens niet verder mogen worden gedeeld, dan moet dit vanzelfsprekend worden gerespecteerd. Als onderneming doet u er ook steeds goed aan om uw sollicitant te informeren over dit centrale beheer en om hem te verzoeken eventuele bezwaren kenbaar te maken.
De situatie wordt complexer wanneer men sollicitatiegegevens wil delen buiten de eigen juridische entiteit, bijvoorbeeld met verbonden organisaties of externe partners. Dit wordt niet toegestaan, voor zover er geen bijkomende rechtsgrond is die de verwerking toelaat onder de GDPR (bv. de toestemming van de sollicitant). Vanzelfsprekend dient de sollicitant ook te worden geïnformeerd over deze gegevensdeling, inclusief de identiteit van de ontvanger en het doel van de doorgifte.
Opname in het verwerkingsregister
In ieder geval is het van belang dat bij het aanleggen van een wervingsreserve, evenals het delen van de informatie hieruit, de basisprincipes van de GDPR worden gerespecteerd. Zo mag ook niet vergeten worden om een verwerkingsregister bij te houden, waarin alle verwerkingen (waaronder dus ook de voorgenoemde) worden gedocumenteerd.
Een wervingsreserve kan voor bedrijven een efficiënte manier zijn om sterke profielen te bewaren, maar het bewaren van sollicitatiegegevens gebeurt best met respect voor de regels uit de GDPR. Door transparant te communiceren en de toestemming van kandidaten te vragen, kan een onderneming juridisch correct én professioneel omgaan met toekomstige rekruteringskansen.
Wil u hierover graag meer weten, contacteer dan één van onze specialisten arbeidsrecht.
Disclaimer
De informatie op deze website en in onze publicaties is uitsluitend bedoeld voor algemene informatiedoeleinden en vormt geen juridisch advies. Aan de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend. Voor advies aangepast aan uw specifieke situatie, raden wij aan om contact op te nemen met een advocaat.
