Vermijd onnodige stress en wees voorbereid op een sociale controle met de ‘do’s and don’ts’ uit deze blog!

Een bezoek door sociaal inspecteurs komt vaak onverwachts en zorgt geregeld voor stress bij werkgevers. Dit hoeft echter niet zo te zijn, aangezien een goede voorbereiding en kennis van je rechten en plichten al heel wat stress kunnen wegnemen! In deze blog kom je te weten wat je kan verwachten bij zo’n controle, wat je moet doen, en waar je zeker op moet letten.

De sociaal inspecteurs

De sociaal inspecteurs zijn ambtenaren die onder het gezag staan van de ministers met als bevoegdheid de werkgelegenheid en arbeid, de sociale zekerheid, de sociale zaken en volksgezondheid, hetzij van de openbare instellingen die ervan afhangen. Meer concreet zijn de inspecteurs van de volgende diensten (gecoördineerd door de SIOD) bevoegd:

• Toezicht op de sociale wetten;
• Toezicht op het welzijn op het werk; 
• De inspectiedienst van de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening;
• De inspectiedienst van de Rijksdienst Sociale Zekerheid;
• De inspectiedienst van de Rijksdienst Jaarlijkse Vakantie;
• De inspectiedienst van het Federaal Agentschap voor de Kinderbijslag;
• De inspectiedienst van het Fonds voor Arbeidsongevallen;
• De controledienst van het Fonds voor Beroepsziekten;
• De inspectiedienst van de Rijksdienst voor de Sociale Verzekering der Zelfstandigen.

Dat zijn er heel wat, horen we u al denken. Deze sociaal inspecteurs komen controleren of werkgevers de Belgische arbeidswetgeving naleven. Zij beogen dus te verzekeren dat de wettelijke bepalingen over de arbeidsvoorwaarden en de regels m.b.t. de bescherming van werknemers worden nageleefd. Er kan worden gedacht aan regels rond loonsvoorwaarden, arbeidsduur, veiligheid, welzijn op het werk, tewerkstelling van buitenlandse werknemers, sociale documenten, enz.

De inspecteurs kunnen op verschillende manieren overgaan tot het voeren van een controle. Dit kan naar aanleiding van klachten, op vraag van de overheid of de gerechtelijke macht, op basis van risicoanalyses of campagnes, naar aanleiding van een arbeidsongeval… Zij kunnen ook op eigen initiatief een controle initiëren, zonder dat er een klacht of andere aanleiding moet zijn. Dit laatste kadert dan ook heel vaak binnen de zogenaamde ‘flitscontroles’ die de SIOD jaarlijks aankondigt. Tijdens deze flitscontroles bezoeken de inspecteurs verschillende ondernemingen binnen een welbepaalde sector. Voor 2025 zullen de volgende sectoren nog aan de beurt zijn: schoonheidszorg (augustus 2025), vleessector (oktober 2025) en de schoonmaaksector (december 2025). Werkgevers in deze sectoren bereiden zich maar beter voor op een mogelijke flitscontroles. 

Je kan jezelf als werkgever voorbereiden op een (flits)controle met behulp van de praktische checklists die de SIOD online ter beschikking stelt via volgende website: https://www.siod.belgie.be/nl/checklists. Hiermee kan u eenvoudig een zelfcontrole verrichten, zodat u eventuele onregelmatigheden voortijdig kan opsporen en kan regulariseren. Het is als werkgever dan ook zeker aangewezen om regelmatig een dergelijke zelfcontrole uit te voeren.

Bevoegdheden van de inspecteurs

Visitatiebevoegdheid

De inspecteurs die een sociale controle uitvoeren hebben verregaande bevoegdheden. Zo beschikken zij allereerst over een zogenaamde ‘visitatiebevoegdheid’. Dit betekent dat zij onder meer zonder voorafgaande verwittiging de arbeidsplaatsen of de plaatsen waarvan redelijkerwijze vermoed kan worden dat er personen werken betreden. Zij hoeven wat dit betreft geen rekening te houden met de gewone werkuren binnen de onderneming, maar zij kunnen op elk ogenblik van de dag/nacht de arbeidsplaats betreden. Wel dienen de sociaal inspecteurs de geldende veiligheidsvoorschriften en hygiënemaatregelen te respecteren. 

Naast de arbeidsplaatsen mogen sociaal inspecteurs zich ook vrij toegang verschaffen tot de ruimtes die aan het toezicht onderworpen zijn, zoals de plaats waar de administratie wordt bijgehouden. Dit stemt immers niet altijd overeen met de arbeidsplaats zelf.

Bewoonde ruimtes mogen, in tegenstelling tot de arbeidsplaats, dan weer niet zomaar betreden worden door de sociaal inspecteur. Dit recht wordt namelijk gewaarborgd door de Belgische Grondwet, waarin is vastgelegd dat de privéwoning principieel onschendbaar is. Inspecteurs kunnen zich dan ook maar toegang verschaffen tot deze ruimtes voor zover er een schriftelijke en voorafgaande toestemming voorligt van de persoon die het werkelijk genot heeft van de ruimte of voor zover de inspecteur in het bezit is van een “machtiging tot visitatie”. De bewoonde ruimte kan ook betreden worden door de sociaal inspecteurs in geval van de vaststelling van een misdrijf op heterdaad, dan wel wanneer er een oproep is vanuit die plaats of in geval van een overstroming of brand. In regel kan een dergelijk bezoek ook maar plaatsvinden na 5 uur en voor 21 uur, al zijn er wel uitzonderingen mogelijk (bv. in geval van een op heterdaadbetrapping).

Informatieverzameling

Verder hebben sociaal inspecteurs in het kader van hun opdracht ook bevoegdheden inzake informatieverzameling.

Het kan bijvoorbeeld gaan om het inwinnen van inlichtingen die de sociaal inspecteurs nodig achten om zich ervan te vergewissen dat de wetgeving wordt nageleefd. Zij kunnen hiervoor ook derden contacteren zoals boekhouders, sociale secretariaten, ex-werknemers of overheidsdiensten. Zij kunnen deze inlichtingen ook halen uit bepaalde informatiedragers die overgemaakt dienen te worden. Te denken valt aan boeken, registers, digitale informatiedragers en informaticasystemen. Hierbij mogen de inspecteurs ook actief volgende soorten informatiedragers opsporen en onderzoeken:

• Informatiedragers die sociale gegevens bevatten, bijvoorbeeld loonfiches, prikklokgegevens, afwijkingsregisters etc.
• Informatiedragers die andere gegevens bevatten die ingevolge de wetgeving dienen te worden opgemaakt, bijgehouden of bewaard, bijvoorbeeld de boekhouding, fiscale fiches, vergunningen etc.

Verder kunnen de sociaal inspecteurs ook overgaan tot identificatie van de personen die zich op de arbeidsplaats bevinden en waarvan zij de identificatie nodig achten. Hierbij kunnen zij ook eisen dat de betrokken personen de nodige identificatiedocumenten voorleggen.

Verhoor door inspecteurs

Verder kunnen sociaal inspecteurs ook van iedereen van wie dit nodig wordt geacht een verhoor afnemen over elk feit waarvan de kennisname nuttig is voor de uitoefening van het toezicht. Het gaat dus niet enkel over werkgevers of hun aangestelden, maar ook van werknemers, getuigen, boekhouders etc. 

Bij de afname van zo’n verhoor dienen wel de rechten van de verhoorde in acht te worden genomen. Ook dienen de voorschriften zoals opgenomen in het Sociaal Strafwetboek, alsook in het Wetboek van Strafvordering gerespecteerd te worden (bijvoorbeeld wat betreft het recht op bijstand van een advocaat). 

Het leggen van beslag of het verzegelen van goederen

Verder beschikken sociaal inspecteurs over de bevoegdheid om goederen in beslag te nemen of te verzegelen wanneer dit noodzakelijk is voor de bewijsvoering, wanneer het gevaar bestaat dat welbepaalde inbreuken worden voortgezet of nieuwe inbreuken worden gepleegd. Aangezien een dergelijke maatregel een grote impact heeft, zal dit niet frequent voorkomen doch indien dit wel gebeurt doet u er goed aan om een gespecialiseerde advocaat te raadplegen zodat u de commerciële schade tot een minimum kan herleiden

Door het leggen van een beslag zal de beslagene niet meer vrij kunnen beschikken over de goederen. Dit zal meestal gebeuren wanneer het risico bestaat dat deze goederen, die bijdragen aan de waarheidsvinding, zullen verdwijnen indien er geen beslag gelegd wordt. Wanneer het risico bestaat dat bepaalde informatie of goederen zullen worden gemanipuleerd na de controle, dan kunnen de sociaal inspecteurs overgaan tot verzegeling. Ook dit is een bewarende maatregel, zodat een bepaald voorwerp niet kan worden aangepast/veranderd.

Dit zijn de meest gebruikelijke bevoegdheden waarover sociaal inspecteurs beschikken, doch zijn deze niet limitatief. Zo kunnen sociaal inspecteurs ook overgaan tot ‘mystery shopping’, observatie, het maken van beeldmateriaal bij de vaststelling van inbreuken, het opmaken van documenten, het bevelen van maatregelen, staalname etc.

Medewerkingsplicht door werkgever

Van een werkgever wordt vaak heel wat inspanning gevraagd tijdens zo’n sociale controle. Als werkgever is het echter wel aangewezen om zo veel mogelijk actieve medewerking te verlenen bij een dergelijke controle. De sociaal inspecteurs hebben immers in bepaalde mate een appreciatiebevoegdheid, waardoor zij niet per se elke inbreuk die ze vaststellen tijdens een controle dienen te verbaliseren. Door actieve medewerking te verlenen wordt de kans vergroot dat in geval van een inbreuk er een minnelijke regeling getroffen kan worden met de sociaal inspecteurs, waarna het dossier afgesloten kan worden als de nodige correcties worden doorgevoerd. Een verder onderzoek door het arbeidsauditoraat, dan wel een eventuele gerechtelijke procedure zijn dan niet aan de orde.

Een werkgever die absoluut geen medewerking verleend of zelf het onderzoek tegenwerkt kan zich bovendien ook schuldig maken aan het misdrijf van belemmering van toezicht, hetgeen strafrechtelijk wordt beteugeld. Hierbij dient wel te worden genuanceerd dat de werkgever ook het recht heeft om te zwijgen en zichzelf niet te incrimineren. Deze rechten kunnen de betrokken werkgever dus weerhouden om actief mee te werken aan het onderzoek.

Het misdrijf ‘belemmering van toezicht’ wordt bestraft met een sanctie van niveau 4, tenzij het gaat om een inbreuk op de overlegging van informatiedragers met andere gegevens. Deze effectieve strafsanctie kan dan ook erg oplopen, aangezien er rekening gehouden dient te worden met het feit dat de geldboete die opgelegd wordt onder dit misdrijf vermenigvuldigd dient te worden met het aantal betrokken werknemers.

Do’s and don’ts in geval van een sociale inspectie

Als werkgever kan je dus maar beter rustig en professioneel blijven wanneer een sociale controle plaatsvindt. Het is aangewezen om actief mee te werken met de inspectiediensten. Coöperatief onderhandelen zal er immers voor zorgen dat de sociaal inspecteurs meer bereidwillig zijn om gebruik te maken van hun appreciatiebevoegdheid, zodat geen proces-verbaal opgemaakt moet worden van eventueel vastgestelde inbreuken.  

Verder doe je er ook goed aan om te noteren wie de sociaal inspecteurs precies zijn, voor welke dienst zij werken en welke vragen zij stellen. Op die manier kan je meteen al een inschatting maken waarover de controle zal gaan. Bovendien kan het ook helpen om nadien informatie over te maken, wanneer u niet onmiddellijk over alle gegevens beschikt op het moment van de controle zelf. Ook in dit stadium is een advocaat inschakelen geen overbodige luxe.

Wanneer het een aangekondigde controle betreft, dan laat de bevoegde sociaal inspecteur voorheen al weten welke informatie en documenten zij graag zouden verkrijgen. Bereid je als werkgever dan ook zorgvuldig voor en verzamel de desbetreffende documenten dan ook tijdig. Eventueel kan je preventief ook al een raadsman contacteren, zodoende dat hij of zij u kan bijstaan tijdens de inspectie. Ook bij een niet-aangekondigde controle zorgt u er best voor dat alle relevante sociale documenten aanwezig zijn op de arbeidsplaats, hetzij in de ruimtes waar de administratie wordt gevoerd. Dit kan eenvoudig door gebruik te maken van de zelfcontrolemogelijkheid via de checklists die de SIOD ter beschikking stelt. Op die manier vermijd je als werkgever stress op het moment dat de inspectie effectief een controle verricht. 

Zorg er tot slot ook voor dat je de sociaal inspecteurs toegang verschaft en medewerking verleent, want het sluiten van of de toegang verhinderen tot de arbeidsplaats is absoluut uit den boze. Licht je personeel ook in over de mogelijke controle, zodoende dat ook zij hun medewerking verlenen aan de sociaal inspecteurs. Zo wordt vermeden dat er sprake kan zijn van het misdrijf ‘belemmering van toezicht’. 

Heeft u verdere vragen hieromtrent of werd u zelf recent geconfronteerd met een sociale inspectie? Contacteer dan zeker een van onze specialisten arbeids– en sociale zekerheidsrecht zodat wij u op maat kunnen adviseren. Ook voor al uw andere vragen met betrekking tot het arbeidsrecht en het sociaal recht kan u bij ons terecht.