Werken met vrijwilligers: hierop moet je letten!

Tijdens de zomermaanden neemt de vraag naar vrijwilligers toe, doordat er vele festiviteiten worden georganiseerd en omdat vele werknemers vakantiedagen opnemen. Ook buiten de zomerperiode verrichten vrijwilligers een essentiële functie binnen de samenleving. Ze bieden een waardevolle ondersteuning aan talrijke organisaties. Doch dient te worden opgemerkt dat het verrichten van vrijwilligerswerk ook een vorm van arbeid betreft. Hierdoor is er dus ook een grote noodzaak aan wetgeving om zowel de belangen van de vrijwilligers zelf, alsook die van de organisaties te beschermen. In deze blog leest u dan ook de belangrijkste regels in het kader van vrijwilligerswerk.

Wat is vrijwilligerswerk?

Het vrijwilligerswerk dat verricht wordt op het Belgisch grondgebied, dan wel van daaruit georganiseerd wordt, wordt geregeld in de wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers.

De wet verstaat onder ‘vrijwilligerswerk’ elke activiteit die onbezoldigd en geheel vrijwillig wordt verricht, ten behoeve van één of meer personen, andere dan degene die de activiteit verricht, van een groep of organisatie of van de samenleving als geheel die ingericht wordt door een organisatie anders dan het familie- of privéverband van degene die de activiteit verricht. Belangrijk hierbij is ook dat de activiteit niet door dezelfde persoon en voor dezelfde organisatie wordt verricht in het kader van een arbeidsovereenkomst, een dienstencontract of een aanstelling als statutair personeelslid. Te denken valt aan de vrijwilligers van het Rode Kruis op evenementen, het barpersoneel op festivals alsook aan de vrijwilligers van Teleonthaal.

Verplichtingen van de organisatie ten aanzien van de vrijwilligers

Alvorens de activiteit van de vrijwilliger kan aanvangen, dient de organisatie hem of haar wel te informeren over bepaalde zaken.

Zo zal de organisatie allereerst duidelijkheid moeten scheppen over haar onbaatzuchtig doel, evenals haar juridisch statuut. Indien het een feitelijke vereniging betreft waarvoor vrijwilligerswerk wordt verricht, dan dienen ook de verantwoordelijken van de vereniging geïdentificeerd te worden.

Daarnaast dient de vrijwilliger ook te worden ingelicht over het verzekeringscontract dat de organisatie dient te sluiten voor de vrijwilliger. De organisatie is immers verplicht om een verzekeringscontract te sluiten, ter dekking van de risico’s met betrekking tot het uitgevoerde vrijwilligerswerk daar de organisatie burgerlijk aansprakelijk gesteld kan worden voor schade veroorzaakt door de vrijwilliger in de uitvoering van zijn activiteit.  In sommige sectoren kan deze verzekeringsplicht wettelijk worden uitgebreid naar ook de dekking van lichamelijke schade, ontstaan uit ongevallen in het kader van de uitoefening van de vrijwilligersactiviteit evenals de rechtsbijstand voor de risico’s die hieruit voortkomen. Het is dus best om de geldende regels na te gaan die van toepassing zijn op de desbetreffende categorie van vrijwilligers.

Vergoeding van vrijwilligers

Als organisatie kan u de vrijwilligers een kostenvergoeding betalen voor het geleverde vrijwilligerswerk, doch is de uitbetaling hiervan geen verplichting. Een ‘kostenvergoeding’ betekent aldus dat de kosten die de vrijwilligers maken in het kader van de uitoefening van hun activiteit vergoed kunnen worden. De realiteit en de omvang van deze kosten moeten niet bewezen worden. Als organisatie kan u dan ook kiezen om een vergoeding uit te keren aan de hand van het systeem van een forfaitaire kostenvergoeding, dan wel een reële kostenvergoeding.

Er dient echter wel op toegezien te worden dat het totaal van de ontvangen kostenvergoedingen niet meer bedraagt dan de wettelijk bepaalde bedragen. Voor het jaar 2024 (en aldus aanslagjaar 2025) bedragen deze vergoedingen: 41,48 euro/dag en 1659,29 euro/jaar voor ‘gewone vrijwilligers’. Voor bepaalde specifieke categorieën vrijwilligers zijn andere bedragen van toepassing, namelijk 51,48 euro/dag en 3.047,43 euro/jaar. Onder deze ‘specifieke categorieën van vrijwilligers worden o.a. verstaan: een sporttrainer, sportscheidsrechter, het niet-dringend liggend ziekenvervoer…

Wanneer de kostenvergoeding de bovengenoemde bedragen te boven gaat, dan dient men met bewijzen aan te tonen dat het nog steeds een kostenvergoeding betreft. Indien dit niet mogelijk is, dan zal de persoon in kwestie niet als vrijwilliger kunnen worden beschouwd met alle gevolgen van dien. Zo zal zijn of haar verworven inkomen uit de activiteit ook belast worden en zullen er ook RSZ-bijdragen verschuldigd zijn. Het is dus belangrijk om de inkomensgrenzen goed te respecteren, ook als organisatie.

Vrijwilligerswerk naast een vervangingsinkomen?

Als organisatie dient u er ook bewust van te zijn dat de uitkeringsgerechtigde vrijwilligers in bepaalde gevallen hun uitkering kunnen behouden, ook tijdens de uitoefening van vrijwilligerswerk. U houdt hier best rekening mee, zodoende de vrijwilligers zo veel mogelijk te beschermen en nadelige gevolgen ten opzichte van hen te vermijden.

Zo kan iemand die een werkloosheidsuitkering verkrijgt, vrijwilligerswerk uitoefenen op voorwaarde dat hij dit voorafgaand en schriftelijk aangeeft aan het werkloosheidsbureau van de Rijksdienst voor arbeidsvoorziening. De directeur van het werkloosheidsbureau zal deze aangifte dan bekijken en kan dan alsnog oordelen dat de geplande vrijwilligersactiviteit niet aanvaard wordt indien hij kan aantonen dat:

• De activiteit niet de kenmerken vertoont van vrijwilligerswerk conform de wet betreffende de rechten van vrijwilligers;
• De activiteit, gezien de aard, de omvang en de frequentie ervan of gezien het kader waarin zij wordt uitgeoefend, niet of niet langer de kenmerken vertoont van een activiteit die in het verenigingsleven gewoonlijk door vrijwilligers wordt verricht;
• De beschikbaarheid voor de arbeidsmarkt van de werkloze zou verminderen.

Indien binnen twee weken na de ontvangst van een volledige aangifte geen beslissing genomen is, wordt de uitoefening van de onbezoldigde activiteit met behoud van uitkeringen, geacht aanvaard te zijn. Een eventuele beslissing houdende een verbod of een beperking, genomen buiten deze termijn, heeft slechts gevolgen voor de toekomst, behalve indien de activiteit niet onbezoldigd was.

Ook een arbeidsongeschiktheidsuitkering kan gecumuleerd worden met vrijwilligerswerk, voor zover de adviserende arts vaststelt dat de vrijwilligersactiviteit verenigbaar is met de algemene gezondheidstoestand van de betrokkene in kwestie.

Voor andere vormen van uitkeringen of tegemoetkomingen (o.a. het leefloon, de tegemoetkoming voor hulp aan bejaarden, het gewaarborgd inkomen voor bejaarden) gelden specifieke regels. Het is dan ook aangewezen om u als organisatie goed te informeren en uw vrijwilligers de nodige informatie te geven, alvorens een vrijwilligersactiviteit aan te gaan.

Overweegt u in uw organisatie gebruik te maken van vrijwilligers, of overweegt u om zelf een vrijwilligersactiviteit uit te oefenen? Contacteer dan zeker een van onze specialisten arbeidsrecht en sociale zekerheidsrecht zodat wij u op maat kunnen adviseren. Ook voor al uw andere vragen met betrekking tot het arbeidsrecht en het sociaal recht kan u bij ons terecht.