Vergaderingen elektronisch laten doorgaan in niet-genoteerde vennootschappen of verenigingen? Onder welke voorwaarden en wat zijn best practices?

Een alternatief voor de klassieke fysieke algemene vergadering is de elektronische algemene vergadering of de virtuele algemene vergadering.

De Richtlijn Aandeelhoudersrechten 2007 heeft deze mogelijkheid ingevoerd, waarbij getracht wordt om praktische belemmeringen zoveel mogelijk weg te werken.

Tot voor kort had deze elektronische algemene vergadering weinig succes, door o.a. de strenge wettelijke bepalingen zoals de uitdrukkelijke statutaire bepaling om deze te kunnen organiseren. In het kader van de coronacrisis is het succes van de elektronische algemene vergadering echter toegenomen, en heeft de wetgever de toepassing van de elektronische algemene vergadering versoepeld.

Bij wet van 20 december 2020 werd dan een wijziging doorgevoerd in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (‘WVV’) om te voorzien in het elektronisch vergaderen, ook wanneer de statuten hier niets over bepalen.

Voor wie?

De elektronische algemene vergadering is voortaan mogelijk in de NV, BV, CV, VZW en IVZW, zonder dat er nog een statutaire clausule nodig is die het houden van een elektronische algemene vergadering toelaat.

Beslissing bestuursorgaan

Voortaan is er louter een beslissing van het bestuursorgaan vereist om een elektronische algemene vergadering aan te bieden, om aan de aandeelhouders de mogelijkheid te bieden om via moderne communicatiemiddelen (op afstand) deel te nemen aan de algemene vergadering.

Het betreft dus een keuze van het bestuursorgaan.

Uiteraard kunnen de statuten het houden van een elektronische algemene vergadering uitsluiten of beperken. 

Welke technologie mag gebruikt worden?

Sinds de coronacrisis is het gebruik van digitale vergadertechnologieën zoals Teams en Zoom ingeburgerd geraakt.

De technologie is vrij te kiezen. Wel zijn er een aantal vereisten aan de gekozen technologie:

• men moet steeds de hoedanigheid en identiteit van de deelnemers kunnen controleren; en
• de deelnemers moeten rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kunnen kennisnemen van de besprekingen en moeten kunnen stemmen, voor zover zij uiteraard stemrecht hebben.

Wat met conference calls? De algemene vergadering via conference call organiseren heeft als nadeel dat de deelnemers elkaar niet kunnen zien en dat ook documenten niet kunnen worden gedeeld en overlopen. Om deze reden is een conference call dan ook niet aangewezen. In bepaalde gevallen wordt het gebruik van deze methode wel aanvaard (bijvoorbeeld indien er maar enkele aandeelhouders zijn).  Het bestuursorgaan moet dan wel in de oproeping tot de algemene vergadering duidelijk motiveren waarom de algemene vergadering via een conference call wordt gehouden. 

Werkwijze

De wijze waarop de algemene vergadering gehouden wordt dient duidelijk te worden omschreven in de oproeping, en dient ook op de website van de vennootschap te worden vermeld (in zoverre de vennootschap een website heeft natuurlijk). Zo dienen de link en eventueel logingegevens in de oproeping vermeld te worden.

De notulen van de algemene vergadering moeten de eventuele technische problemen en incidenten vermelden die de deelname langs elektronische weg aan de algemene vergadering of aan de stemming hebben belet of verstoord.

Wat de naleving van de voorwaarden inzake de aanwezigheid en meerderheid betreft, worden de aandeelhouders die op elektronische wijze aan de algemene vergadering deelnemen, geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden.

Voor het overige verloopt de algemene vergadering zoals de fysieke algemene vergadering.

Leden van het bureau kunnen niet elektronisch deelnemen

De leden van het bureau mogen niet via elektronische weg deelnemen, maar dienen fysiek aanwezig te zijn, aangezien de leden van het bureau instaan voor de ondertekening van de notulen en de geldige samenstelling van de algemene vergadering. Dit kan dus als een drempel beschouwd worden.

Aandeelhouders, bestuurders en de commissaris kunnen wel elektronisch deelnemen.

Voor vzw’s is er in principe geen belemmering gezien het bureau geen wettelijk concept is voor vzw’s.

Heeft u vragen over het houden van een elektronische algemene vergadering? Neem dan zeker contact op met onze specialisten Vennootschapsrecht zodat wij u op maat kunnen adviseren.

Frederic Rosiers en Justine Heureux