Hoe communiceer ik over het ontslag van mijn werknemer? 5 handige tips voor werkgevers

De communicatie rond een ontslag van een werknemer is nooit evident. Het ontslag blijft immers niet alleen beperkt tot de werknemer, maar ook collega’s, klanten, leveranciers en andere personen moeten soms op de hoogte worden gebracht. Als werkgever moet men daarbij het juiste evenwicht vinden tussen de privacy van de werknemer enerzijds en de nood aan transparantie van de werkgever anderzijds. In deze blog geven wij u een aantal tips hoe u als werkgever correct en zorgvuldig communiceert met verschillende stakeholders, met bijzondere aandacht voor de regels uit de privacyregelgeving.

Tip 1: Bepaal of het nodig is om te communiceren.

Uiteraard moet u als werkgever goed afwegen of het nodig is om te communiceren over de beëindiging van de samenwerking met een werknemer. Er kunnen immers verschillende redenen zijn waarom u zou communiceren over een ontslag, zoals bv. transparantie naar uw werknemers, klanten of leveranciers toe, maar er kunnen ook commerciële redenen aan de grondslag liggen.

Door de toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (beter bekend als de GDPR) zien we dat de communicatie rond een ontslag van een werknemer meer en meer beoordeeld wordt door rechtbanken en de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. De Algemene Verordening Gegevensbescherming bepaalt immers dat een werkgever de plicht heeft tot minimale gegevensverwerking, wat concreet wil zeggen dat de werkgever de verplichting heeft uitsluitend persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn om een rechtmatig doel te bereiken.

De Gegevensbeschermingsautoriteit heeft in dat kader ondertussen heel wat beslissingen genomen, waaruit kan worden afgeleid dat niet iedere communicatie zomaar aanvaard wordt en daarom kan leiden tot de vaststelling van fouten en zelfs schadevergoedingen.

De rechtspraak lijkt de foutieve wijze waarop er gecommuniceerd wordt over het ontslag dan weer meer en meer te beschouwen als een bijzondere fout, die vereist is om een schadevergoeding wegens misbruik van ontslagrecht te verzilveren. Er is sprake van misbruik van ontslagrecht wanneer de werkgever het ontslagrecht gebruikt op een wijze die de grenzen te buiten gaat. Het gaat daarbij niet zozeer om de ontslagredenen zelf, maar eerder om de omstandigheden waarin het ontslag plaatsvindt. De rechtspraak kende in het verleden schadevergoedingen toe omwille van misbruik van ontslagrecht, verwijzend naar de foutieve wijze waarop de werkgever communiceerde over het ontslag.

Het toont meteen aan waarom u als werkgever best twee keer nadenkt wanneer u wil communiceren over het ontslag van een werknemer.

Tip 2: Communiceer het strikt noodzakelijke.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming bepaalt dus dat een werkgever de plicht heeft tot minimale gegevensverwerking. Als werkgever moet u zich dus eerst en vooral de vraag stellen waarom u communiceert over het ontslag en vervolgens of de specifieke communicatie die u wil verspreiden, voldoende is om de boodschap te brengen.

In dat kader geldt het principe van less is more. Voor de ontvangers van de communicatie is het voldoende om te weten dat de samenwerking met de betreffende werknemer beëindigd werd. Waarom dit beëindigd werd, hoe er beëindigd werd, welke procedure dat daartoe gevolgd werd, enz. behoren niet tot de informatie die daarbij gedeeld moet worden en zou aldus de plicht tot minimale gegevensverwerking schenden.

Enkele voorbeelden uit de praktijk verduidelijken dit.

De Gegevensbeschermingsautoriteit besliste op 1 juni 2023 dat er een miskenning was van de plicht tot minimale gegevensverwerking toen een werkgever (een openbare instelling) aan ongeveer 25 werknemers per e-mail communiceerde dat twee werknemers ontslagen werden omwille van een dringende reden. De Gegevensbeschermingsautoriteit was van oordeel dat de communicatie rond “het dringend karakter” niet noodzakelijk was en dat de werkgever zich had moeten beperken tot het melden dat de betrokken werknemers niet meer in dienst waren. De betreffende werkgever kwam er vanaf met een waarschuwing, maar in het verleden werd ook reeds beslist dat de werkgever de betreffende communicatie moest verwijderen.

De Gegevensbeschermingsautoriteit oordeelde op 1 juni 2021 ook dat de communicatie van een werkgever buitenproportioneel en in strijd is met de plicht tot minimale gegevensverwerking toen de werkgever communiceerde dat de samenwerking met bepaalde werknemers werd beëindigd “nadat er verschillende schriftelijke waarschuwingen en bijsturingsgesprekken hadden plaatsgevonden”.

Met ons kantoor stonden wij met succes reeds een werknemer bij die een schadevergoeding toegekend kreeg aangezien er werd gecommuniceerd dat de samenwerking werd beëindigd omwille van “ethische en kwalitatieve redenen”. Dit werd immers beschouwd als een schending van de plicht tot minimale gegevensverwerking.

Concreet: indien u als werkgever communiceert over het ontslag van een werknemer, beperk u dan tot het strikt noodzakelijke, namelijk het feit dat de samenwerking werd beëindigd. Niet meer en niet minder.

Tip 3: Wees voorzichtig met wie je de informatie deelt.

Afhankelijk van de functie of de positie van de werknemer in de onderneming, zullen mogelijks verschillende stakeholders moeten worden ingelicht omtrent de beëindiging van de samenwerking. Zo hebben niet alleen collega’s baat bij deze informatie, maar ook klanten. Denk maar aan een Accountmanager die dagelijks in contact staat met klanten en die plots zou wegvallen. Vanuit commerciële overwegingen is het noodzakelijk dat de klanten hiervan op de hoogte zijn, al moet men zich strikt beperken tot noodzakelijke informatie (zie tip 2).

Ook hier stonden wij met ons kantoor met succes een accountant bij die een schadevergoeding toegekend kreeg aangezien het volledige klantenbestand van de werkgever werd geïnformeerd en niet uitsluitend de klanten van de betreffende werknemer. Dit werd beschouwd als een schending van de plicht tot minimale gegevensverwerking.

Soms moeten ook overheidsinstanties geïnformeerd worden omtrent de beëindiging van de samenwerking met een werknemer. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u als werkgever de oorzaak van de werkloosheid op het C4 formulier invult. Dergelijke communicatie gaat verder dan de plicht tot minimale gegevensverwerking, maar wordt wel gedekt door de wettelijke verplichting daartoe. Voor zover u echter geen wettelijke verplichting zou hebben om aan een overheidsinstantie méér informatie te verschaffen dan noodzakelijk, bent u als werkgever onderworpen aan de plicht tot minimale gegevensverwerking.

Soms gebeurt het dat een nieuwe potentiële werkgever van de werknemer u vraagt om toelichting te geven over de beëindiging van de samenwerking. Ook hier dient u voorzichtig te zijn en moet u in de eerste plaats zeker zijn dat uw voormalige werknemer de toestemming heeft gegeven om hier informatie over te geven. Zo gaan er in de praktijk zgn. toestemmingsverklaringen rond, op basis waarvan u informatie kan delen over de beëindiging van de samenwerking. Soms duidt de werknemer u aan als referentiepersoon op zijn of haar cv, waardoor u eerst een kopie van het cv moet opvragen en daarna pas informatie kan delen (indien u effectief als referentiepersoon opgenomen staat). De Gegevensbeschermingsautoriteit aanvaardt dit immers als een vorm van toestemming van de werknemer.

Concreet: breng goed in kaart welke personen noodzakelijk zijn om de communicatie te ontvangen. Bij twijfel kiest men er beter voor om niet te communiceren.

Tip 4: Gebruik de juiste kanalen om te communiceren

Als werkgever zal u goed moeten bekijken welk mediumkanaal u zal gebruiken om uw boodschap te verspreiden. Er zijn immers verschillende mogelijkheden naargelang de doelgroep die men wil bereiken.

Een interne communicatie van de beëindiging van de samenwerking via een bericht op het intranet van de onderneming werd in het verleden door de Gegevensbeschermingsautoriteit reeds gekwalificeerd als een te verregaande manier van communiceren aangezien ze meer mensen zou kunnen bereiken dan noodzakelijk. Het geniet daarom de voorkeur om een gerichte e-mail te verzenden naar de interne personen die gebaat zijn bij deze communicatie aangezien het bv. invloed heeft op rapporteringslijnen of de organisatie van de dienstverlening.

Het arbeidshof te Hasselt oordeelde nog maar recent dat een perscommunicatie via de website van een voetbalclub een geschikt medium kan zijn om te communiceren omtrent de beëindiging van de arbeidsovereenkomst “gelet op een reële en maatschappelijke nood die zou bestaan in het kader van de tewerkstelling van publieke figuren”. Dit wil uiteraard niet zeggen dat de website van iedere andere onderneming daarom een geschikt medium is om te communiceren over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Dit zal onder meer afhangen van het aanzien en de bekendheid van de onderneming en de impact die de beslissing zou kunnen hebben op de buitenwereld.

In het kader van de beoordeling van het misbruik van ontslagrecht kwamen verschillende rechtbanken alvast tot de conclusie dat een gedetailleerde communciatie via sociale media (bv. Facebook) niet in lijn is met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Daarbij wordt verwezen naar het feit dat ook hier méér mensen dan noodzakelijk kennis kunnen nemen van informatie die hen niet aanbelangt, waardoor de reputatie en verdere tewerkstellingsmogelijkheden van de werknemer in het gedrang komen.

Ook een out of office van de werknemer is geen geschikt medium om te communiceren over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Concreet: kies voor het kanaal waarmee u uitsluitend de mensen kan bereiken die op de hoogte moeten zijn van de beëindiging van de samenwerking.

Tip 5: Maak afspraken met de betreffende werknemer

Het is natuurlijk perfect mogelijk om op voorhand bepaalde afspraken te maken met de betreffende werknemer over de wijze waarop er gecommuniceerd wordt omtrent de beëindiging van de samenwerking en de inhoud ervan. In dat kader zal de toestemming van de werknemer dan de juridische grondslag zijn op basis waarvan de communicatie en gegevensverwerking gebeurt, hetgeen conform de Algemene Verordening Gegevensbeschermings gerechtvaardigd is.

Sommige omstandigheden lenen er zich echter niet toe om hier op voorhand afspraken rond te maken, bv. in het kader van een ontslag om dringende reden of wanneer de werkrelatie verzuurd is geraakt. Maar soms is dit wel het geval, bv. in een dading die wordt afglesoten tussen de werknemer en de werkgever. Af en toe worden daarin clausules voorzien waarin opgenomen wordt welke ruchtbaarheid er aan de beëindiging van de samenwerking mag worden gegeven en soms worden er geheimhoudingsclausules voorzien met de specifieke verbintenis om niet slecht over elkaar te spreken.

Concreet: goede afspraken maken goede vrienden. Dat is in het arbeidsrecht niet anders.

Bij een beëindiging van de arbeidsovereenkomst komt veel meer kijken dan de loutere beëindiging op zich. Ook de wijze waarop intern dan wel extern gecommuniceerd wordt over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst wordt steeds meer relevant en belangrijk. Heeft u vragen over de wijze waarop u dit moet aanpakken of moet opstellen? Aarzel dan niet om onze experten arbeidsrecht te contacteren. Wij staan u hierin graag bij.