Nieuwe regels voor ondernemingen bij invordering van schulden van consumenten

Als onderneming verkoopt of levert u ongetwijfeld ook aan consumenten. Veelal zal de consument uw facturen correct betalen doch jammer genoeg zal u ook wel eens geconfronteerd worden met een consument die nalaat zijn facturen te betalen.

Een nieuwe wet heeft enkele belangrijke en drastische veranderingen ingevoerd met verregaande gevolgen betreffende de invordering van uw facturen als onderneming t.a.v. een consument met ingang vanaf 1 september 2023 voor sindsdien nieuw gesloten overeenkomsten en sinds 1 december 2023 ook voor alle bestaande overeenkomsten.

Hoe u uw openstaande facturen invordert en waarop u recht heeft, leest u in deze blog.

Inwerkingtreding van de nieuwe regels in de tijd

De nieuwe regels voor de invordering van uw schulden als onderneming t.a.v. consumenten werden vorm gegeven door een wet van 4 mei 2023 dewelke gepubliceerd werd in het Belgisch Staatsblad op 23 mei 2023 en een nieuw “Boek XIX. Schulden van de consument” invoegde in het Wetboek Economisch Recht (WER) met inwerkingtreding per 1 september 2023.

De nieuwe regels zijn derhalve met ingang van 1 september 2023 van toepassing op vervallen en onbetaalde schulden voortvloeiend uit overeenkomsten gesloten vanaf 1 september 2023.

Ook vervallen en onbetaalde schulden voorvloeiend uit overeenkomsten die reeds gesloten werden voor 1 september 2023 vallen onder de toepassing van de nieuwe regels maar pas sinds 1 december 2023.

Wat zijn nu de nieuwe regels?

Eerste herinnering/ingebrekestelling is gratis en bevat verplichte vermeldingen

Als een consument zijn schuld die vervallen is niet betaalt, dient u een eerste herinnering, een ingebrekestelling te sturen waarin de consument een termijn van 14 kalenderdagen gegeven wordt om zijn schuld alsnog te betalen. De termijn van 14 dagen start de dag na verzending indien verzonden via elektronische weg of de derde werkdag na verzending indien verzonden per post.

Voor deze ingebrekestelling mogen nog geen kosten (intresten, schadebeding, etc.) aangerekend worden.

Daarnaast dient uw eerste herinnering een aantal verplichte vermeldingen te bevatten:

• De naam en ondernemingsnummer van uw onderneming;
• Een gedetailleerde beschrijving van het product dat de schuld heeft doen ontstaan;
• De datum van opeisbaarheid van de schuld;
• Het openstaand en vervallen saldo;
• De termijn van 14 kalenderdagen waarbinnen betaald dient te worden en
• Het bedrag van het schadebeding dat in rekening gebracht zal worden indien niet tijdig betaald wordt.

Voor bijkomende, navolgende herinneringen mogen wel kosten aangerekend worden doch maximaal 7,50 euro (plus portkosten).

Indien uw onderneming met de consument een overeenkomst betreffende regelmatige levering van goederen of diensten heeft gesloten, dient u niet elke maand een gratis herinnering te sturen. Enkel de herinneringen bij niet-betaling van de eerste drie vervaldata gedurende een jaar dienen kosteloos te zijn. Concreet betekent dit dat de drie laattijdige betalingen veroorzaakt door de consument niet mogen worden bestraft met enige herinneringskosten. Vanaf de vierde laattijdige betaling mag uw onderneming wel herinneringskosten aanrekenen.

Een beding in uw overeenkomst of (algemene/factuur-)voorwaarden dat uw onderneming vrijstelt van voorgaande, is nietig en wordt derhalve als niet geschreven beschouwd.

Als de consument erom verzoekt, bent u als onderneming verplicht om onverwijld alle bewijsstukken ter staving van de schuld over te maken alsook alle nodige informatie te verstrekken over hoe de schuld te betwisten.

Intresten

Indien de consument na voornoemde ingebrekestelling alsnog nalaat de openstaande en vervallen schuld volledig te betalen, mag u intresten aanrekenen op het nog openstaande en vervallen saldo.

Als uw onderneming een KMO is, kan u deze intresten laten lopen vanaf de eerste dag volgend op de dag waarop voornoemde ingebrekestelling werd verzonden. Is uw onderneming geen KMO dan mogen de intresten pas beginnen lopen vanaf het verstrijken van de termijn van 14 kalenderdagen.

De intresten die in rekening gebracht worden, mogen niet hoger liggen dan de intresten bedoeld in de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.

Een beding in uw overeenkomst of (algemene/factuur-)voorwaarden dat uw onderneming vrijstelt van voorgaande, is nietig en wordt derhalve als niet geschreven beschouwd.

Schadebeding

Ook het schadebeding dat u na afloop van de termijn van 14 dagen in rekening mag brengen wordt geplafonneerd. Het forfaitair schadebeding mag niet meer bedragen dan:

• 20 euro als het verschuldigde saldo lager dan of gelijk aan 150 euro is;
• 30 euro vermeerderd met 10 % van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen 150,01 en 500 euro als het verschuldigde saldo tussen 150,01 en 500 euro is;
• 65 euro vermeerderd met 5 % van het verschuldigde bedrag op de schijf boven 500 euro met een maximum van 2000 euro als het verschuldigde saldo hoger dan 500 euro is.

Minnelijke invordering

Uw onderneming kan een schuld van een consument ook minnelijk (d.i. niet via de gerechtelijke weg) invorderen. Dergelijke minnelijke invordering mag niet gebeuren bij een andere persoon dan uw effectieve schuldenaar. Personen en ondernemingen die zich bezighouden met de minnelijke invordering van consumentenschulden (vanaf nu ook advocaten, ministeriële ambtenaren en gerechtelijke mandatarissen) zijn onderworpen aan toezicht door de Economische Inspectie.

De persoon of onderneming gelast met de minnelijke invordering dient voorafgaandelijk te controleren of alle voornoemde wettelijke verplichtingen voldaan werden. Bij gebreke hieraan mag niet tot ingebrekestelling van de consument overgegaan worden.

Een ingebrekestelling opgesteld in het kader van minnelijke invordering dient eveneens enkele verplichte vermeldingen te bevatten:

• De identiteit, ondernemingsnummer, adres, contactgegevens en hoedanigheid van de oorspronkelijke schuldeiser;
• De naam, ondernemingsnummer adres en contactgegevens van de persoon of onderneming gelast met de minnelijke invordering;
• De gegevens van het bevoegde toezichthoudend bestuur bij de FOD Economie;
• Een gedetailleerde beschrijving van het product dat de schuld heeft doen ontstaan;
• De datum van opeisbaarheid van de schuld;
• Een gedetailleerde beschrijving van de bedragen die van de consument gevorderd worden;
• De vermelding dat de consument op zijn verzoek alle stukken ter verantwoording van de schuld kan verkrijgen;
• De vermelding van de te volgen procedure indien de consument de schuld betwist;
• De vermelding dat de consument kan verzoeken om betalingsfaciliteiten als hij niet in staat is de schuld in één keer te voldoen;
• De vermelding dat bij gebreke aan reactie binnen de 14 kalenderdagen rekenend vanaf de derde werkdag volgend op de dag van de verzending van de ingebrekestelling overgegaan kan worden tot het nemen van andere minnelijke invorderingsmaatregelen;

Indien de minnelijke invordering gebeurt door een advocaat, ministerieel ambtenaar of gerechtelijk mandataris, dient de ingebrekestelling bovendien de volgende vetgedrukte tekst in een ander lettertype en in een aparte alinea te bevatten:

“Deze brief betreft GEEN dagvaarding voor de rechtbank of beslag. Het gaat niet om een procedure van gerechtelijke invordering.”

Indien door uw onderneming nog geen kosteloze herinnering verstuurd werd vooraleer het dossier overgemaakt werd voor minnelijke invordering, dient de persoon of onderneming gelast met de minnelijke invordering eerst nog de kosteloze herinnering met een termijn van 14 kalenderdagen te sturen. Indien deze zonder gevolg blijft, kan na het verstrijken van de termijn van 14 kalenderdagen pas de ingebrekestelling i.k.v. de minnelijke invordering verstuurd worden.

Als de consument i.k.v. de minnelijke invordering om betalingsfaciliteiten verzoekt, moet uw onderneming binnen de 30 kalenderdagen beslissen hier al dan niet mee akkoord te gaan. Zolang geen beslissing genomen werd, mogen geen andere maatregelen genomen worden. Neemt u niet tijdig een beslissing, mogen geen intresten meer aangerekend worden tot u een beslissing genomen heeft.

Hetzelfde geldt indien de consument beroep doet op een schuldbemiddelaar of collectieve schuldenregeling doch met dien verstande dat geen andere maatregelen genomen worden tot:

• er een uitspraak is gedaan over de aanvraag tot schuldbemiddeling/collectieve schuldenregeling of
• tot er vijfenveertig dagen verstreken zijn sinds de indiening door de consument van zijn verzoek tot schuldbemiddeling/collectieve schuldenregeling.

Ook indien de consument de schuld met redenen omkleed betwist, mogen geen verdere maatregelen meer genomen worden tot er een beslissing werd genomen omtrent de betwisting van de consument. Deze beslissing dient uw onderneming binnen de 30 kalenderdagen te nemen bij gebreke waaraan de intresten stoppen met lopen tot een beslissing genomen werd.

Als uw onderneming betaalafspraken maakt met de consument, moet u deze verplicht via duurzame drager (bv. brief of e-mail) aan de consument bevestigen. Bovendien bent u verplicht om eenmaal per jaar een overzicht aan de consument te bezorgen van de reeds betaalde bedragen en de nog verschuldigde bedragen. Zodra de schuld voldaan is, dient uw onderneming de consument hiervan onmiddellijk op de hoogte te brengen.

De persoon of onderneming gelast met de minnelijke invordering mag van de consument geen enkele vergoeding voor deze minnelijke invordering eisen.

Sancties

Schadebeding en intresten dienen, zoals steeds, uitdrukkelijk bepaald te zijn in uw overeenkomst en/of voorwaarden waarbij de consument hiervan op voorhand van het sluiten van de overeenkomst (1) kennis dient te nemen én (2) ze uitdrukkelijk dient te aanvaarden. U doet er derhalve goed aan om bv. uw voorwaarden door de consument steeds voor akkoord te laten ondertekenen bij gebreke waaraan deze mogelijk niet tegenstelbaar zullen zijn.

Een beding in uw overeenkomst of (algemene/factuur-)voorwaarden dat verder gaat en uw onderneming derhalve meer toekent dan hetgeen wettelijk toegelaten of een beding dat uw onderneming vrijstelt van bepaalde wettelijke verplichtingen, is nietig en wordt derhalve als niet geschreven beschouwd.

Een rechter kan bovendien de terugbetaling (meer intresten) bevelen van betalingen die ontvangen zouden zijn in strijd met het voorgaande. Tevens zal de consument automatisch vrijgesteld zijn van ieder schadebeding bij niet naleving door uw onderneming van voorgaande wettelijke bepalingen.

Er zijn derhalve toch wel enkele belangrijke wijzigingen inzake de invordering van een schuld die een consument t.a.v. uw onderneming heeft waarmee u rekening dient te houden. U past uw overeenkomsten, algemene en/of factuurvoorwaarden alsook uw (desgevallend automatisch) incassosysteem hieraan best aan.

Heeft u vragen over of hulp nodig bij de invordering van schulden van consumenten, neem dan zeker contact op met onze incassospecialisten. Wenst u uw overeenkomsten dan wel algemene en/of factuurvoorwaarden te laten aanpassen, kan u ook steeds contact opnemen met onze advocaten Contractenrecht en verbintenissenrecht.