Verplicht voor werkgevers: registratie van opleidingsdagen in Federal Learning Account

Vanaf 1 april 2024 zullen werkgevers verplicht worden om voor iedere werknemer het aantal opleidingsdagen te registreren waarop hij of zij in het lopende jaar recht heeft n.a.v. het individueel of sectoraal opleidingsrecht. Daartoe werd de Federal Learning Account opgericht: een digitale databank waarin de werkgever en werknemer kunnen nagaan welke opleidingsrechten er op federaal niveau werden opgebouwd. Wat moet men als werkgever precies doen om correct te handelen? U leest het in deze blog.

Ter herinnering: het individueel opleidingsrecht

In de wet van 3 oktober 2022 (de zgn. Arbeidsdeal) werd voorzien in een individueel opleidingsrecht voor de werknemer. Bijna alle ondernemingen van de privésector, met uitzondering van ondernemingen die minder dan 10 werknemers tewerkstellen, moeten vanaf 1 januari 2024 voorzien in minstens 5 opleidingsdagen per jaar. Daarnaast moeten de ondernemingen met minstens 20 werknemers per kalenderjaar voorzien in een opleidingsplan.

De ondernemingen beschikken onder meer over de mogelijkheid om het opleidingsrecht van de werknemer te concretiseren via de individuele opleidingsrekening (dit kan ook via een sectorale cao), dewelke bijgehouden moet worden in het personeelsdossier van de werknemer en onder meer de gevolgde opleidingen moet bevatten.

De Federal Learning Account is een gevolg van de opleidingsverplichtingen die voortvloeien uit het individueel opleidingsrecht en de Arbeidsdeal. U kan hierover lezen in ons eerder blogbericht over de Arbeidsdeal (https://forumadvocaten.be/2022/02/18/de-federale-arbeidsdeal-onder-de-loep-genomen/).

Wat is de Federal Learning Account?

De Federal Learning Account wordt omschreven als de digitale applicatie die een databank vormt met alle gegevens die relevant zijn om het individueel opleidingsrecht, de sectorale opleidingsrechten, het opleidingskrediet, de sectorale aspecten van de opleiding en de inzetbaarheidsbevorderende maatregelen weer te geven en te beheren.

De doelstelling van de Federal Learning Account is dan ook (1) het faciliteren van de uitoefening van het individueel opleidingsrecht en de sectorale opleidingsrechten, (2) het beheer van het opleidingskrediet, de gevolgde opleidingen en de sectorale aspecten van de opleiding, (3) de registratie van de opleidingen in het kader van de arbeidsverhouding en (4) het faciliteren van inzetbaarheidsbevorderende maatregelen.

Welke gegevens moet de werkgever registreren in de Federal Learning Account?

De werkgever zal (via een persoon die hij daartoe mandateert) verplicht worden om een aantal gegevens te registreren in de Federal Learning Account zodat deze te raadplegen zijn door verschillende actoren. Het gaat daarbij om de volgende gegevens:

• De identiteitsgegevens van de werknemer;
• Het arbeidsregime waarin de werknemer tewerkgesteld wordt;
• Het bevoegde paritaire (sub)comité waaronder de werknemer ressorteert;
• Het registratienummer van de cao waarop het individueel opleidingsrecht of de sectorale opleidingsrechten en het opleidingskrediet eventueel is gebaseerd;
• Het aantal opleidingsdagen waarop de werknemer in het lopend jaar recht heeft ingevolge het individueel of de sectorale opleidingsrecht(en);
• Het aantal gevolgde opleidingsdagen en het aantal overblijvende te volgen dagen of het aantal over te dragen dagen naar het volgende jaar;
• De gevolgde opleidingen en hun relevante basiskenmerken, met in het bijzonder het begin, het einde, de aarde, het resultaat en eventueel de financiering van de betreffende opleidingen;
• De openstaande actuele waarde van het opleidingskrediet;
• Het initieel totaalbedrag, het resterende bedrag, de uiterste bestedingsdatum en de betalingsgegevens van de bedragen ter financiering van de inzetbaarheidsbevorderende maatregelen.

De registratie van deze (opleidings)gegevens moet in principe ieder kwartaal gebeuren. De werkgever moet erop toezien dat de gegevens steeds actueel zijn en moet er dus voor zorgen dat de gegevens aangepast worden wanneer dit nodig zou zijn (bv. indien de werknemer een nieuwe opleiding zou hebben gevolgd).

De gegevens van de werknemer worden verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wie heeft er toegang tot de Federal Learning Account?

In principe zullen zowel de werkgevers als werknemers toegang hebben tot de digitale databanken, maar er zijn ook andere actoren die toegang zullen hebben. Ook de inspecteurs van het Toezicht op de Sociale Wetten (arbeidsinspectie), actoren die de regelgeving inzake beroepsopleidingen controleren en organisaties die gegevens nodig hebben voor statistisch en wetenschappelijk onderzoek, zullen toegang hebben tot de digitale databank.

Op termijn is het de bedoeling om de zgn. individuele opleidingsrekening te vervangen door een federale leerrekening in de vorm van de Federal Learning Account zodat alle noodzakelijke actoren een beter zicht krijgen op de opleidingen en de opleidingsrechten.

Wanneer moet alles in orde zijn?

De Federal Learning Account werd opgericht door middel van de Wet van 20 oktober 2023 betreffende de oprichting en het beheer van de “Federal Learning Account”. Deze werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 1 december 2023.

De wet bepaalt dat de Federal Learning Account in principe uiterlijk op 1 april 2024 in werking zal treden, tenzij de Koning door middel van een Koninklijk Besluit een vroegere datum zou bepalen. Uiteraard zal dit ook afhangen van de vraag wanneer de digitale databank effectief operationeel zal zijn. De uitwerking ervan is in handen van SIGEDIS, een publieke vzw die opgericht werd door instellingen van sociale zekerheid en zich bezighoudt met gestructureerde data-uitwisseling. Wellicht zal de toegang mogelijk worden gemaakt via www.mycareer.be.

Belangrijk: uiterlijk 6 maanden nadat de voormelde wet in werking is getreden, moeten werkgevers alle gegevens registreren van de werknemers die al in dienst zijn. Dit dient aldus te gebeuren tegen uiterlijk 1 oktober 2024, al doet u er best aan om alles op punt te stellen tegen 1 april 2024 om eventuele discussies te vermijden.

Wat als u niet in orde bent?

SIGEDIS zal in principe eenmaal per kwartaal een lijst samenstellen van alle werkgever en ondernemingen die hun verplichtingen in het kader van de registratie niet zouden nakomen in het voorgaande kwartaal. Deze lijst wordt overgemaakt aan de Nationale Arbeidsraad en de paritaire (sub)comités, waaronder de betreffende ondernemingen ressorteren, alwaar dit vervolgens besproken zal worden. De lijst zal ook publiek worden gemaakt op de website van de FOD WASO, waarmee de wetgever werkgevers wil aansporen om te handelen overeenkomstig de toepasselijke regelgeving. Een werkgever wordt immers liever niet op deze publieke “zwarte lijst” gezet.

De werkgever die niet in lijn met de toepasselijke regelgeving zouden handelen worden hier steeds over ingelicht en krijgen vervolgens een termijn van 30 dagen om zich in regel te stellen en de nodige stappen te ondernemen. Indien er positief gevolg wordt gegeven aan dit verzoek (of beter gezegd: aanmaning), dan worden ze van de lijst geschrapt.

De inbreuken op de voormelde regelgeving gebeuren conform de bepalingen van het Sociaal Strafwetboek.

Indien u nog vragen zou hebben omtrent de registratie van de opleidingsdagen of het individueel opleidingsrecht in het algemeen, dan kan u steeds terecht bij onze specialisten arbeidsrecht.