Deadline voor de implementatie van de interne meldingsprocedure

Ten laatste op 17 december 2023 moeten ondernemingen met 50 tot 249 medewerkers een intern meldingskanaal hebben geïmplementeerd, in het kader van de zogenaamde klokkenluidersregeling. Wat dit precies betekent en hoe u uw onderneming in overeenstemming brengt met deze regelgeving, leest u in deze blog.

De klokkenluidersregeling

De Europese Richtlijn nr. 2019/1937 heeft betrekking op de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit, de zogenaamde ‘klokkenluiders’. Deze richtlijn werd al eerder besproken in ons blogbericht van 28 april 2022, maar verdient ook nu de aandacht aangezien de regeling, die eind vorig jaar eindelijk omgezet werd naar nationale wetgeving, weldra geïmplementeerd moet zijn in ondernemingen met tussen de 50 tot 249 werknemers.

Principe
De wet van 28 november 2022, die de Europese Richtlijn omzet, voorziet in een bescherming voor zogenaamde ‘klokkenluiders’. Het gaat dan om personen die informatie onthullen over activiteiten binnen een private, dan wel publieke organisatie die als illegaal, onwettig, onethisch of frauduleus kan worden beschouwd. Het is vanzelfsprekend dat deze klokkenluiders beschermd moeten worden tegen mogelijke represailles, zoals een abrupt ontslag. Vandaar dat er ook specifieke meldingskanalen opgezet moeten worden, zoals een interne meldingsprocedure.

Voor de algemene informatie en uiteenzetting van de richtlijn verwijzen we u graag door naar ons eerdere blog van 28 april 2022: Jana Kern en Maxime Jeanray, “Doet de klokkenluidersregeling een belletje rinkelen?”, Forum Academy, https://forumadvocaten.be/2022/04/28/doet-de-klokkenluidersregeling-een-belletje-rinkelen/. In wat volgt wordt vooral toegespitst op de verplichte interne meldingsprocedure die weldra geïmplementeerd moet worden.

De interne meldingsprocedure
De voorgenoemde wet legt aan organisaties met tussen de 50 en de 249 medewerkers de verplichting op om ten laatste 17 december 2023 een intern meldingskanaal op te zetten, zodat medewerkers de kans krijgen om wantoestanden in de organisatie of binnen de desbetreffende entiteit intern te melden.

De implementering van zo’n intern meldingskanaal vereist het doorlopen van een bepaald proces.
Zo zal er, conform artikel 11, §1 van de voorgenoemde wet, allereerst overleg gepleegd moeten worden met de sociale partners.

Vervolgens dient een intern meldingskanaal geïmplementeerd te worden door:

• Een onpartijdige meldingsbeheerder aan te stellen binnen de organisatie;
• Het beheer toe te vertrouwen aan een derde.

Hierbij is het belangrijk dat de procedure voldoet aan de bij wet bepaalde voorwaarden, dewelke de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en de onpartijdige opvolging van een melding moeten waarborgen, door:

1.  Informatie te verstrekken aan de werknemers over het meldkanaal;
2.  Schriftelijke of mondelinge meldingen mogelijk te maken;
3. De vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider en betrokken derden te beschermen;
4. Persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de relevante wetgeving;
5. Gehoor te geven aan de melding door:
   a. Aan de klokkenluider het ontvangst van de melding te bevestigen binnen zeven dagen na ontvangst en;
   b. Binnen een redelijke termijn (max. 3 maanden na verzending van de ontvangstbevestiging) feedback te verschaffen.
6.  Alle meldingen te bundelen in een register, hetgeen bijgehouden wordt tot het einde van de contractuele relatie.

Sancties
De werkgever die nalaat een interne meldingsprocedure op te zetten, wordt bestraft met een sanctie van niveau 4 conform artikel 133/1 van het Sociaal Strafwetboek.

Concreet betekent dit dat de werkgever het risico loopt om veroordeeld te worden tot een gevangenisstraf van zes maanden tot drie jaar en een strafrechtelijke geldboete van 4.800 tot 48.000 euro of uit een van die straffen alleen, hetzij een administratieve geldboete van 2.400 tot 24.000 euro.

Ga dus als de bliksem aan de slag, als u nog geen stappen hebt ondernomen om een intern meldkanaal op te zetten binnen uw organisatie. Forum Advocaten staat u graag bij wat betreft de implementatie van de klokkenluidersregeling in uw onderneming. Heeft u nog specifieke vragen? Aarzel dan niet om een advocaat arbeidsrecht, met diepgaande expertise op vlak van beschermde werknemers, te contacteren.