Op reis gaan met de bedrijfswagen. Enkele aandachtspunten

Uit de meest recente cijfers blijkt dat 47,1% van de Belgische huishoudens een bedrijfswagen heeft en 20,3% van de Belgische huishoudens er zelfs twee heeft. De bedrijfswagens zijn niet meer weg te denken. Het mag dan ook niet verwonderen dat veel van deze huishoudens de bedrijfswagen ook gebruiken om op vakantie te gaan. Maar mag dat wel en, zo ja, waar moet u dan op letten? Hieronder leest u enkele belangrijke aandachtspunten.

De gebruiksregels liggen vast in de car policy

Indien men als werknemer een bedrijfswagen toegekend krijgt door de werkgever, dan betreft dit een voordeel verworven krachtens de arbeidsovereenkomst. De werkgever verbindt er zich toe om een goede bedrijfswagen te voorzien en de werknemer verbindt zich ertoe om goed om te springen met de bedrijfswagen.

De regels omtrent het gebruik van de bedrijfswagen worden meestal vastgelegd in de car policy. Hierin worden onder meer regels bepaald omtrent het privégebruik, de personen die met de bedrijfswagen mogen rijden, de verzekeringen die moeten worden afgesloten, het gebruik van de tankkaart, het installeren van trekhaken, de nodige stappen die ondernomen moeten worden bij diefstal of bij een ongeval, enz., maar meestal worden er ook bepalingen opgenomen in het kader van het privégebruik en het gebruik van de bedrijfswagen indien de werknemer ermee op vakantie wil gaan.

Het is dan ook noodzakelijk dat een werknemer vóór hij op vakantie vertrekt met de bedrijfswagen, de car policy goed nakijkt en, indien dit toegelaten wordt, de gebruiksregels in acht neemt.

Wat met het belastbaar voordeel van alle aard?

Een werknemer wordt in principe belast op het voordeel van alle aard, verworven omwille van het persoonlijk gebruik van het voordeel (de bedrijfswagen). Het persoonlijk gebruik van de bedrijfswagen kan betrekking hebben op woon-werkverplaatsingen, maar ook om zuivere privéverplaatsingen, waaronder een reis naar het buitenland.
De waardering van het belastbaar voordeel gebeurt in principe echter steeds op forfaitaire basis op basis van de cataloguswaarde, de inschrijvingsdatum van het voertuig, het brandstoftype en de CO2-uitstoot. Het aantal kilometers (ook degene die gereden worden in het buitenland op vakantie) heeft in principe geen invloed op de waardering van het belastbaar voordeel.

Wat met het leasingbedrag?

Als werkgever moet men goed in het oog houden onder welke contractuele voorwaarden de bedrijfswagen geleased wordt (voor zover er al sprake is van een leasing). Het leasingbedrag in een leasingovereenkomst wordt immers meestal bepaald in functie van een aantal kilometers dat men per jaar mag rijden. Indien het aantal kilometers per jaar of per maand enorm zou stijgen, kan dit ook een invloed hebben op het leasingbedrag dat betaald wordt.

Mag de tankkaart gebruikt worden in het buitenland?

In principe worden de regels omtrent het gebruik van de tankkaart opgenomen in de car policy. Zo kan het zijn dat er een geografische beperking geldt en dat de tankkaart enkel gebruikt mag worden in België.

Voor een werknemer kan het fiscaal interessant zijn om de buitenlandse tankbeurten te betalen met de tankkaart van de werkgever, waarna hij deze buitenlandse tankbeurten terugbetaalt aan de werkgever (hetzij door dit effectief terug te betalen hetzij door een inhouding op het loon). In dat geval stelt de fiscus dat deze terugbetaling beschouwd mag worden als een eigen bijdrage die in mindering mag komen van het voordeel van alle aard voor het privégebruik van de bedrijfswagen. Een werknemer zal dus minder belastingen moeten betalen.
Voor een werkgever is dit eveneens interessant, omdat dit voor een werkgever in principe niets kost, terwijl de werknemer minder belastingen moet betalen en eigenlijk een loonopslag bekomt (zonder in de problemen te komen met de Loonnormwet).

Wat gebeurt er bij schade aan de bedrijfswagen?

De schade aan de bedrijfswagen tijdens professionele verplaatsingen komt in principe ten laste van de werkgever, tenzij de werknemer een zware fout, een opzettelijke fout of een vaak voorkomende lichte fout heeft begaan.

De schade aan de bedrijfswagen tijdens privéverplaatsingen, zoals tijdens een vakantie, komt echter steeds ten laste van de werknemer, aangezien de schade is ontstaan tijdens het privégebruik van de bedrijfswagen. Er zal dan wel bewezen moeten worden dat de schade tijdens deze privéverplaatsing werd berokkend en er zal bewezen moeten worden dat de werknemer een fout heeft begaan die in causaal verband staat met de schade aan de bedrijfswagen.

Conform artikel 23 van de Loonbeschermingswet mogen vergoedingen, verschuldigd wegens de schade aan een bedrijfswagen, niet zomaar worden ingehouden op het loon van de werknemer. Dit mag enkel in zeer specifieke situaties. Het is in principe echter wel steeds mogelijk om de vergoedingen in te houden op het vakantiegeld van de werknemer, aangezien het vakantiegeld buiten het toepassingsgebied van de Loonbeschermingswet valt.

Wat bij diefstal, inbraak of een ongeval?

In het geval de bedrijfswagen op vakantie gestolen wordt, wanneer er ingebroken wordt of wanneer de werknemer betrokken geraakt in een ongeval, dan is het van essentieel belang en vaak zelfs verplicht dat de werknemer een aangifte bij de politiediensten doet en een proces-verbaal ontvangt teneinde een en ander te kunnen bewijzen tegenover de werkgever.
Indien de bedrijfswagen gebruikt kan of mag worden om ermee op vakantie te gaan, dan doet men er daarom goed aan om bijkomende verzekeringen af te sluiten, onder meer met het oog op een eventuele diefstal of een ongeval.

Goede afspraken maken goede vrienden: een goed opgestelde en allesomvattende car policy is van essentieel belang. Er zijn verschillende aandachtspunten waaraan men moet denken wanneer men de bedrijfswagen gebruikt om op vakantie te gaan. Specifieke vakantiebepalingen in de car policy zijn daarom van groot belang.

Heeft u verdere vragen omtrent het opstellen van car policy’s? Contacteer dan zeker een van onze specialisten arbeidsrecht.