22 oktober 2019
De mogelijkheid tot het terugvorderen van te veel betaald loon
Het gebeurt in de praktijk regelmatig dat een werknemer te veel loon uitbetaald krijgt door zijn werkgever, bijvoorbeeld door een foute berekening van het sociaal secretariaat. De vraagt rijst dan vaak of een werkgever dit te veel betaalde loon kan terugvorderen, en zo ja, op welke wijze hij dit kan doen en welke bedragen hij precies kan terugvorderen van de werkgever.
Is het mogelijk om te veel betaald loon terug te vorderen en, zo ja, op welke wijze?
Het antwoord op deze vraag is simpel: ja, het is mogelijk om te veel betaald loon terug te vorderen. De werkgever kan het te veel betaalde loon immers terugvorderen van de werknemer op grond van artikel 1376 van het Burgerlijk Wetboek, aangezien het hier een zgn. onverschuldigde betaling betreft. De werkgever kan hiervoor zelfs tot 10 jaar terug in de tijd gaan.
Er zijn echter twee nuances:
Eerst en vooral kan deze voormelde wetsbepaling slechts worden ingeroepen wanneer het gaat om loon, berekend en uitbetaald door een sociaal secretariaat. In de praktijk gebeurt het vaak dat werkgevers zich laten bijstaan door sociale secretariaten, waardoor dit in de meeste gevallen wel mogelijk is. Indien men als werkgever (HR-dienst) echter zelf een foute loonberekening heeft gemaakt, blijken rechtbanken dit strenger te beoordelen: van een werkgever wordt immers verwacht dat hij het loon correct berekent.
Daarnaast kan er sprake zijn van een verworven recht wanneer de werkgever (1) gedurende een lange periode (2) aan alle werknemers van eenzelfde categorie van eenzelfde functie (3) te veel loon uitbetaalt op basis van een vaste berekeningsbasis. Op dat moment zal de onverschuldigde betaling niet langer als onverschuldigd worden beschouwd en wordt het voor de werkgever bijzonder moeilijk om het te veel betaalde loon terug te vorderen van de werknemer.
Indien u als werkgever vaststelt dat er te veel loon werd uitbetaald, kan u best uw werknemer hiervan op de hoogte brengen en hem verzoeken of hij akkoord kan gaan met een specifieke wijze waarop dit te veel betaalde loon kan worden terugbetaald en de modaliteiten hieromtrent. Indien er geen oplossing is, is een procedure voor de bevoegde rechtbank mogelijk.
In de praktijk wil de werkgever vaak het te veel betaald bedrag zonder meer inhouden.
Wees echter voorzichtig wanneer u als werkgever zelf looninhoudingen doet op volgende loonbetalingen: het loon is op grond van de Loonbeschermingswet beschermd en looninhoudingen mogen slechts in een aantal limitatief opgesomde gevallen.
Wat kan er precies worden teruggevorderd?
Bij het uitbetalen van loon dient er rekening te worden gehouden met inhoudingen ten gunste van de RSZ (bijdragen voor de sociale zekerheid) en ten gunste van de fiscus (bedrijfsvoorheffing). Het is dan ook niet evident om te bepalen welk bedrag de werkgever precies dient terug te vorderen en welk bedrag de werknemer vervolgens dient terug te betalen: het nettobedrag of het brutobedrag?
Op 16 september 2019 heeft het Hof van Cassatie zich uitgesproken over deze vraag.
De ingehouden bedrijfsvoorheffing dient in principe door de werknemer te worden terugbetaald: men maakt daarbij een onderscheid tussen enerzijds de terugbetaling in hetzelfde belastingjaar en anderzijds de terugbetaling in een verschillend belastingjaar.
Indien de terugbetaling gebeurt in hetzelfde belastingjaar, dient de werknemer het te veel betaalde nettobedrag terug te betalen en dient de werkgever een negatieve aangifte van bedrijfsvoorheffing te doen. De bedrijfsvoorheffing kan nog worden gerecupereerd door ze in mindering te brengen op de bedrijfsvoorheffing die verschuldigd is op andere belastbare sommen die nog aan de werknemers zullen worden uitbetaald in dat jaar.
Indien de terugbetaling gebeurt in een verschillend belastingjaar, zal de werknemer het te veel betaalde nettobedrag en de op dat bedrag verschuldigde bedrijfsvoorheffing moeten terugbetalen. De werkgever zal zowel het nettobedrag als de bedrijfsvoorheffing als negatief bedrag moeten vermelden op de fiscale fiche van de werknemer.
De werknemer zal echter niet de ingehouden persoonlijke socialezekerheidsbijdragen (thans 13,07%) moeten terugbetalen. De werkgever kan in dat geval wel de niet-verschuldigde betaalde werknemersbijdragen terugvorderen van de RSZ. Het werkgeversgedeelte wordt ook verrekend via de negatieve aangifte.
Auteurs: Maxime Jeanray & Jana Kern
