(Flits)controles aangekondigd door de SIOD: hierop moet u letten!

Nu het nieuwe jaar haar aanvang heeft genomen, kondigt de sociale inlichtingen- en opsporingsdienst (verder: SIOD) nieuwe controles aan binnen diverse sectoren. Zo zullen er in 2024 flitscontroles plaatsvinden in de bouwsector, de verhuissector, de horeca, de groene sectoren en de transportsector. In deze blog leest u alles wat u op voorhand kan doen om zo goed als mogelijk voorbereid te zijn op een dergelijke controle.

1. Flitscontroles door de SIOD

In het kader van de uitvoering van het Actieplan Sociale Fraudebestrijding 2023-2024 voert de SIOD verscheidene flitscontroles uit binnen diverse sectoren. Tijdens deze flitscontroles bezoeken inspecteurs van de SIOD verschillende ondernemingen binnen een welbepaalde sector. Zo heeft de SIOD reeds aangekondigd om in januari ’24 flitscontroles uit te voeren in de bouwsector (incl. elektrotechniek en metaal); in maart ’24 de verhuissector; in juni ’24 de horeca; in september ‘24 de groene sectoren en in november ’24 de transportsector (incl. bussen en trucks).

De SIOD controleert hiermee de naleving van de sociale wetgeving, met als uiteindelijke doel om overtreders bewust te maken van de niet-naleving van de sociale wetgeving. Dit zou dan op termijn moeten leiden tot een gedragswijziging om de sociale wetgeving beter na te leven. De controles hebben dus een preventief en informatief doel. Enkel in geval van ernstige inbreuken op de sociale wetgeving, zal de SIOD overgaan tot verbalisering.

Met het oog op deze controles heeft de SIOD per sector een interessante checklist uitgevaardigd. Deze checklist biedt u als werkgever de mogelijkheid om een zelfcontrole te verrichten, zodanig dat u eventuele onregelmatigheden voortijdig kan opsporen en kan regulariseren. Hiermee vermijdt u dus problemen bij een eventuele latere controle door de SIOD. Wij hebben deze checklists alvast geanalyseerd en zetten hierbij voor u de belangrijkste elementen op een rij, zodanig dat u goed voorbereid bent op een controle door de SIOD. U vindt de volledige checklists voor de verschillende sectoren via de website van de SIOD (https://www.siod.belgie.be/nl/checklists).

2. Algemeen

2.1 Controle van documenten

Via een bedrijf- of werfcontrole zullen de inspecteurs van de SIOD nagaan of er al dan niet sprake is van zwartwerk, illegale tewerkstelling etc. Hiervoor zullen ze aan de werkgever, dan wel de werknemer bepaalde informatie en documentatie opvragen.

Wanneer de SIOD een bedrijfscontrole uitvoert, dan kunnen zij bepaalde documenten opvragen. Zorg er dus steeds voor dat u over onderstaande documenten beschikt, zodanig dat hierover geen problemen kunnen ont-staan bij een eventuele controle.
1. Bewijs van inschrijving bij de KBO;
2. Bewijs van inschrijving bij de RSZ (nummer van de werkgever);
3. Bewijs van aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen;
4. Dimona-aangifte (onmiddellijke aangifte van tewerkstelling);
5. Arbeidsreglement met alle werkroosters alsook bewijs van registratie;
6. Prestatie- en loongegevens gegevens van de werknemers, waaronder:

• Individuele rekening;
• Loonfiches;
• Prestatielijsten;
• Betaalbewijzen…

7. Arbeidsovereenkomsten, met eventuele addenda:

• Voor voltijdse werknemers indien deze overeenkomst schriftelijk is opgesteld;
• Deeltijdse schriftelijke arbeidsovereenkomsten met werkrooster;
• Uitzendcontracten;
• Studentenovereenkomsten.

8. Afwijkingsdocument of registratiesysteem voor deeltijdse werknemers (indien meer uren, minder uren of wisselen van werkrooster ten opzichte van het voorziene vaste of variabel werkrooster);
9. Indien er gewerkt wordt met uitzendkrachten:

• De overeenkomst voor uitzendarbeid tussen gebruiker en uitzendkantoor;
• De arbeidsovereenkomst tussen het uitzendkantoor en de uitzendkracht (eventueel elektronisch op de laptop, smartphone van de werknemer met vermelding van zijn werkrooster. Zo niet, is de bekendmaking van de werkroosters de verantwoordelijkheid van de gebruiker);

10. Arbeidsongevallenverzekering;
11. Bij tewerkstelling van niet-Belgische werknemers of zelfstandigen kunnen volgende documenten gevraagd worden:

• De arbeidskaarten en/of arbeidsvergunningen en verblijfsvergunningen voor niet EU-onderdanen;
• Beroepskaarten voor buitenlandse zelfstandigen die niet vrijgesteld zijn (niet EU-onderdanen);
• Limosameldingen met L1-document;
• A1-document;
• Prestatiebladen.

Wanneer de SIOD een controle uitvoert op de werf dan dienen ook de werknemers en alle anderen aanwezigen te beschikken over bepaalde documenten. Licht uw werknemers en/of uitzendkrachten hierover in, zodanig dat ook zij goed voorbereid zijn op een werfbezoek door de SIOD.
1. Identiteitsdocumenten;
2. Arbeidskaarten en verblijfsvergunningen (voor niet EU-onderdanen);
3. Arbeidsovereenkomsten met werkroosters en afwijkingsdocumenten voor deeltijdse werknemers;
4. Controlekaarten voor werkloze werknemers

• C3A (blauwe kaart): volledig werkloze;
• C3.2A (wit blad): tijdelijke werkloze;
• C3D (wit blad): deeltijdse werknemer met aanvullende werkloosheidsuitkeringen;
• C3C (gele kaart): vrijgestelde werkloze;

5. De “toestemming deeltijdse werkhervatting” voor arbeidsongeschikte werknemers;
6. De (elektronische) arbeidsovereenkomst van de uitzendkracht met het uitzendbureau;
7. A1 (kan eventueel achteraf worden voorgelegd);
8. Limosa-aangifte, indien het geen Belgische werknemer betreft (eventueel achteraf).

2.2 Opgelet met het gebruik van “toegestane afwezigheid”

Voorts zal de SIOD ook een controle uitvoeren op het gebruik van “toegestane afwezigheid” in uw sociale documenten. Als werkgever dient u hier dan ook erg voorzichtig mee om te springen, hetgeen niet onlogisch is daar de werknemer voor dergelijke dagen geen loon ontvangt en misbruik dus vermeden moet worden.
De inspectie aanvaardt het gebruik van “toegestane afwezigheid” dan ook maar onder volgende voorwaarden:

•  “Toegestane afwezigheid” gebeurt op verzoek van de werknemer;
• Het akkoord der partijen zal voor elke dergelijke afwezigheidsdag moeten blijken uit een geschrift met opgave van de reden;
• Op de dagen van “toegestane afwezigheid” moesten er normale arbeidsprestaties overeengekomen zijn;
• Indien het om een deeltijdse werknemer gaat moet de werkgever het “afwijkingsdocument” effectief gebruiken, voor het niet presteren van deze uren;
• De afwijking in de vorm van “toegestane afwezigheid” dient telkens door de werknemer ondertekend te worden.

3. Specifieke aandachtspunten binnen bepaalde sectoren

Naast bovenstaande documenten, zijn er ook enkele sectorspecifieke regels en verplichtingen die u dient na te leven. Binnen bepaalde sectoren zullen er dan ook nog sectorspecifieke documenten worden opgevraagd bij een dergelijke flitscontrole.

3.1 Bouwsector

Zo moeten de werkgevers in de bouwsector volgende documenten kunnen voorleggen tijdens een bedrijfsbezoek:

• Aandelenregister;
• Facturen;
• Bewijs van aansluiting bij de P.D.O.K. (zijnde de Patronale Dienst voor Organisatie en Kontrole van de Bestaanszekerheidsstelsels) en het bewijs dat ze in regel zijn hiermee t.e.m. het vorige kwartaal;
• Bewijs van aangifte van werf (AVW) en Checkin@work (C@W).

3.2 Horeca

Werkgevers in de horeca moeten, naast de algemene documenten van hierboven, ook volgende documenten kunnen voorleggen tijdens een flitscontrole:

• Wat betreft gelegenheidswerknemers:
  • Dimona-aangifte;
  • Register voor werktijdregeling (hetgeen ook wordt gewaarmerkt en afgeleverd door het Waarborg en Sociaal Fonds van de Horeca);
  • Bewijs van het respecteren van de grenzen van gelegenheidsarbeid(ers).
• Wat betreft flexi-job-werknemers:
  • Schriftelijke raamovereenkomst met o.a. de beschrijving van functie en loon;
  • Flexi-arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur of bepaald omschreven werk (incl. een dag-dimona-aangifte, indien de arbeidsovereenkomst voor een bepaald omschreven werk mondeling is, die tevens het begin en einde van de prestaties vermeldt).;
  • Bewijs van de registraties van de prestaties van de flexi-job-werknemers:
    • Via een alternatief tijdsregistratiesysteem of;
    • Via geregistreerd kassasysteem of;
    • Via dagelijkse aanwezigheidsregistratie bij de RSZ

3.3 Groene sectoren

Binnen de groene sectoren dient de werkgever ook het ingevulde gelegenheidsformulier voor te leggen, hetgeen werd aangekocht bij het Waarborg en Sociaal Fonds voor de Landbouw, hetzij het Waarborg en Sociaal Fonds voor het Tuinbouwbedrijf.

3.4 Transportsector

Werkgevers binnen de transportsector moeten tijdens een flitscontrole, naast de algemene documenten zoals hierboven genoemd, ook volgende gegevens kunnen overhandigen aan de inspecteurs van de SIOD:

• Digitale tachograafgegevens;
• Dagelijkse prestatiebladen;
• Lijst van de vergunde voertuigen/nummerplaten;
• Rittenbladen (indien deze beschikbaar zijn);
• Vrachtbrieven;
• Facturen;
• Vergunningen;
• Overeenkomsten van onderaanneming.

Ook de chauffeurs kunnen door de inspecteurs van de SIOD gecontroleerd worden tijdens een wegcontrole. Zij moeten tijdens zo’n controle over volgende bijkomende gegevens beschikken:

• Rittenbladen;
• Boorddocumenten;
• Vergunningen;
• Vrachtbrieven;
• (Eventuele) huurovereenkomst van de vrachtwagen;
• Tachograafgegevens die de chauffeur bij zich heeft (en ev. de bestuurderskaart en voertuigunits)
• Afschrift van het arbeidsreglement dat aanwezig moet zijn in de vrachtwagencabine.

Voorkom problemen en spoor eventuele onregelmatigheden voorafgaand aan de flitscontroles op met deze checklists. Bent u werkzaam in een andere sector dan de bovenvermelde en wilt u ook voorbereid zijn op een eventuele (onaangekondigde) controle? Dan vindt u de checklist van de SIOD op: www.siod.belgie.be/nl/checklists.

Heeft u verdere vragen omtrent de flitscontroles van de SIOD of heeft u bijstand nodig na een dergelijke controle? Onze specialisten sociaal recht staan u graag bij en beantwoorden graag uw vragen met betrekking tot de verplichtingen binnen het arbeidsrecht en het sociaal recht.