De digitale algemene vergadering binnen de VME: aan welke voorwaarden dient voldaan te zijn?

Ten tijde van de coronacrisis diende men creatief te zijn om alsnog een algemene vergadering te kunnen doen plaatsvinden binnen appartementsgebouwen. Eén van de mogelijkheden die toen werd uitgewerkt, was tijdelijk te voorzien in de mogelijkheid van een digitale algemene vergadering (vergadering vanop afstand). De wetgever voerde nadien als definitieve aanpassing een verankering in de wet door van de mogelijkheid van aanwezigheid vanop afstand (waar-door digitaal vergaderen definitief mogelijk werd).
Dat dit een positieve evolutie betreft, waardoor de wetgever mee evolueerde met de huidige tijdsgeest, spreekt daarbij voor zich. Maar wat zijn nu de vereisten waaraan voldaan moet zijn voor het organiseren van een digitale algemene vergadering?

Slechts één voorwaarde

Artikel 3.87, §1, lid 1 Burgerlijk Wetboek stelt het volgende omtrent de wijze waarop de algemene vergadering dient plaats te vinden:

“Iedere eigenaar van een kavel is lid van de algemene vergadering en neemt op fysieke wijze of, indien de bijeenroeping daarin voorziet, vanop afstand deel aan de beraadslagingen”.

Met het vanop afstand deelnemen aan beraadslagingen, bedoelt de wetgever dus in principe het digitaal beraadslagen. Voor het overige is de wetsbepaling wel zeer karig omtrent hoe één en ander dan dient te verlopen. Er kunnen slechts twee zaken uit deze bepaling gedistilleerd worden: (1) dat het om een keuze tussen fysiek of digitaal vergaderen gaat én (2) dat een vergadering vanop afstand slechts kan indien de bijeenroeping daarin voorziet.

(1) Aangezien op basis van artikel 3.87, §2, lid 1 BW als basisregel geldt dat het de syndicus is die de algemene vergadering samenroept, is hij de persoon die oordeelt of de vergadering op fysieke wijze dan wel digitaal zal doorgaan. De syndicus moet daarbij inderdaad een keuze maken tussen beide mogelijkheden. Het is dus niet mogelijk om een combinatie van een fysieke en digitale vergadering, een zogeheten hybride-vergadering, te houden. Voormelde bepaling spreekt duidelijk over op fysieke wijze of vanop afstand en over ‘iedere’ eigenaar. De door de syndicus gemaakte keuze is dan van toepassing op elke mede-eigenaar.

Voor het overige is het nog van belang mee te geven dat de syndicus geen monopolie heeft om een algemene vergadering samen te roepen. Ook de mede-eigenaars kunnen immers in bepaalde gevallen een algemene vergadering organiseren en hebben evenzeer de keuze tussen het organiseren van een fysieke dan wel een digitale algemene vergadering. Het gaat dan bijvoorbeeld om mede-eigenaars die ten minste een vijfde van de aandelen in de gemene delen vertegenwoordigen, de raad van mede-eigendom, de voorzitter van de laatste algemene vergadering of een door de rechter aangestelde voorlopig syndicus of voorlopige bewindvoerder.

Uiteraard is het in al deze gevallen steeds raadzaam om, wanneer u de algemene vergadering digitaal wenst te laten plaatsvinden, eens na te gaan of er daar veel bezwaar tegen leeft binnen de VME. Voorzie best ook in een systeem waarbij de deelname en de stemming geregistreerd wordt via eID als u er voor kiest om de algemene vergadering digitaal te houden. De notulen moeten dan na afloop van de algemene vergadering elektronisch ondertekend worden.

(2) Indien men voor de mogelijkheid van vergaderen vanop afstand opteert dient er dus op de uitnodiging voor de algemene vergadering vermeld te staan dat deze digitaal zal plaatsvinden. Het is daarbij dus niet vereist dat er daarvoor op een algemene vergadering door de mede-eigenaars gestemd dient te zijn dat men wenst dat de algemene vergadering digitaal plaats vindt. Er is wettelijk niet voorzien dat de mede-eigenaars zich daar voorafgaandelijk over moeten uitspreken. De wet zegt evenmin dat het fysiek bijeenkomen de voorkeur heeft of ook niet dat het digitaal bijeenkomen slechts kan in specifieke omstandigheden.

***

Dit alles werd bevestigd in een vonnis van de rechtbank van eerste aanleg Oost-Vlaanderen, afdeling Gent van 2 januari 2023. Een mede-eigenaar had een procedure in kort geding opgestart om een digitale algemene vergadering aan te vechten, omdat hij meende dat de syndicus door de vergadering digitaal te organiseren zijn rechten geschaad had. Het digitaal samenkomen was immers nooit beslist door de algemene vergadering en volgens de bewuste mede-eigenaar betrof dit een probleem.

De rechtbank besliste echter dat de algemene vergadering wel degelijk digitaal kon doorgaan nu in de uitnodiging voor de algemene vergadering de digitale samenkomst voorzien was en dit de enige voorwaarde was die gerespecteerd diende te worden.

Bovendien was het in casu ook geenszins zinvol om de samenkomst op voorhand reeds tegen te houden. De mede-eigenaar had immers nog steeds de mogelijkheid om, net zoals bij een fysieke vergadering, binnen de vier maanden na het plaatsvinden van de digitale algemene vergadering één of meerdere beslissingen aan te vechten indien hij van mening zou zijn dat zijn rechten geschonden waren.

Heeft u vragen over de digitale algemene vergadering binnen de VME? Neem dan zeker contact op met onze gespecialiseerde advocaten bouwrecht zodat wij u op maat kunnen adviseren.