8 december 2023

De digitale algemene vergadering binnen de VME: aan welke voorwaarden dient voldaan te zijn?

Ten tijde van de coronacrisis diende men creatief te zijn om alsnog een algemene vergadering te kunnen doen plaatsvinden binnen appartementsgebouwen. Eén van de mogelijkheden die toen werd uitgewerkt, was tijdelijk te voorzien in de mogelijkheid van een digitale algemene vergadering (vergadering vanop afstand). De wetgever voerde nadien als definitieve aanpassing een verankering in de wet door van de mogelijkheid van aanwezigheid vanop afstand (waar-door digitaal vergaderen definitief mogelijk werd).
Dat dit een positieve evolutie betreft, waardoor de wetgever mee evolueerde met de huidige tijdsgeest, spreekt daarbij voor zich. Maar wat zijn nu de vereisten waaraan voldaan moet zijn voor het organiseren van een digitale algemene vergadering?

Slechts één voorwaarde

Artikel 3.87, §1, lid 1 Burgerlijk Wetboek stelt het volgende omtrent de wijze waarop de algemene vergadering dient plaats te vinden:

“Iedere eigenaar van een kavel is lid van de algemene vergadering en neemt op fysieke wijze of, indien de bijeenroeping daarin voorziet, vanop afstand deel aan de beraadslagingen”.

Met het vanop afstand deelnemen aan beraadslagingen, bedoelt de wetgever dus in principe het digitaal beraadslagen. Voor het overige is de wetsbepaling wel zeer karig omtrent hoe één en ander dan dient te verlopen. Er kunnen slechts twee zaken uit deze bepaling gedistilleerd worden: (1) dat het om een keuze tussen fysiek of digitaal vergaderen gaat én (2) dat een vergadering vanop afstand slechts kan indien de bijeenroeping daarin voorziet.

(1) Aangezien op basis van artikel 3.87, §2, lid 1 BW als basisregel geldt dat het de syndicus is die de algemene vergadering samenroept, is hij de persoon die oordeelt of de vergadering op fysieke wijze dan wel digitaal zal doorgaan. De syndicus moet daarbij inderdaad een keuze maken tussen beide mogelijkheden. Het is dus niet mogelijk om een combinatie van een fysieke en digitale vergadering, een zogeheten hybride-vergadering, te houden. Voormelde bepaling spreekt duidelijk over op fysieke wijze of vanop afstand en over ‘iedere’ eigenaar. De door de syndicus gemaakte keuze is dan van toepassing op elke mede-eigenaar.

Voor het overige is het nog van belang mee te geven dat de syndicus geen monopolie heeft om een algemene vergadering samen te roepen. Ook de mede-eigenaars kunnen immers in bepaalde gevallen een algemene vergadering organiseren en hebben evenzeer de keuze tussen het organiseren van een fysieke dan wel een digitale algemene vergadering. Het gaat dan bijvoorbeeld om mede-eigenaars die ten minste een vijfde van de aandelen in de gemene delen vertegenwoordigen, de raad van mede-eigendom, de voorzitter van de laatste algemene vergadering of een door de rechter aangestelde voorlopig syndicus of voorlopige bewindvoerder.

Uiteraard is het in al deze gevallen steeds raadzaam om, wanneer u de algemene vergadering digitaal wenst te laten plaatsvinden, eens na te gaan of er daar veel bezwaar tegen leeft binnen de VME. Voorzie best ook in een systeem waarbij de deelname en de stemming geregistreerd wordt via eID als u er voor kiest om de algemene vergadering digitaal te houden. De notulen moeten dan na afloop van de algemene vergadering elektronisch ondertekend worden.

(2) Indien men voor de mogelijkheid van vergaderen vanop afstand opteert dient er dus op de uitnodiging voor de algemene vergadering vermeld te staan dat deze digitaal zal plaatsvinden. Het is daarbij dus niet vereist dat er daarvoor op een algemene vergadering door de mede-eigenaars gestemd dient te zijn dat men wenst dat de algemene vergadering digitaal plaats vindt. Er is wettelijk niet voorzien dat de mede-eigenaars zich daar voorafgaandelijk over moeten uitspreken. De wet zegt evenmin dat het fysiek bijeenkomen de voorkeur heeft of ook niet dat het digitaal bijeenkomen slechts kan in specifieke omstandigheden.

***

Dit alles werd bevestigd in een vonnis van de rechtbank van eerste aanleg Oost-Vlaanderen, afdeling Gent van 2 januari 2023. Een mede-eigenaar had een procedure in kort geding opgestart om een digitale algemene vergadering aan te vechten, omdat hij meende dat de syndicus door de vergadering digitaal te organiseren zijn rechten geschaad had. Het digitaal samenkomen was immers nooit beslist door de algemene vergadering en volgens de bewuste mede-eigenaar betrof dit een probleem.

De rechtbank besliste echter dat de algemene vergadering wel degelijk digitaal kon doorgaan nu in de uitnodiging voor de algemene vergadering de digitale samenkomst voorzien was en dit de enige voorwaarde was die gerespecteerd diende te worden.

Bovendien was het in casu ook geenszins zinvol om de samenkomst op voorhand reeds tegen te houden. De mede-eigenaar had immers nog steeds de mogelijkheid om, net zoals bij een fysieke vergadering, binnen de vier maanden na het plaatsvinden van de digitale algemene vergadering één of meerdere beslissingen aan te vechten indien hij van mening zou zijn dat zijn rechten geschonden waren.

Heeft u vragen over de digitale algemene vergadering binnen de VME? Neem dan zeker contact op met onze gespecialiseerde advocaten bouwrecht zodat wij u op maat kunnen adviseren.

Ilse De Geyter

Ilse De Geyter is in de expertise bouw- en vastgoedrecht actief in bouwgeschillen en huur verhuur van onroerend goed. Haar directe communicatie, daadkracht en persoonlijke ervaring in eigen bouwprojecten komen van pas bij (zowel minnelijke als gerechtelijke) expertises en de opvolging van bouwgeschillen. Zij staat verschillende cliënten bij in de huur verhuur van vastgoed. In de expertise ondernemingsrecht is zij actief in contractenrecht, commerciële geschillen, tuchtrecht en incasso.

Zij is proactief, direct, resultaatgericht en nabij in de uitvoering.

Ilse De Geyter - Advocaat bouwrecht en vastgoedrecht

Jana Kern

Zij staat vooral de ondernemer, maar ook de werknemer bij in binnen- en buitenland, en dit in 6 talen. Deze meertalige ondersteuning zorgt ervoor dat internationale ondernemingen op maat worden geholpen in hun eigen taal.

Zij is energiek, perfectionistisch en gedreven om ieder project tot een goed einde te brengen.

Jana Kern - Advocaat Social recht en arbeidsrecht

Frederic Rosiers

Frederic Rosiers is actief in de praktijkgebieden “vennootschaps- en ondernemingsrecht” en “bouw, vastgoed en projectontwikkeling”. Hij behandelt dossiers inzake aandeelhoudersgeschillen, aandelentransacties, distributierecht en vastgoedtransacties, met inbegrip van erfpacht- vruchtgebruik- en opstalconstructies. Door zijn ervaring en pragmatische aanpak vertalen de contracten het bereikte commerciële evenwicht en anticiperen zij op mogelijke geschillen. Als opgeleid bemiddelaar worden geschillen indien mogelijk buiten de rechtbank om geregeld.

Frederic Rosiers - Advocaat bouwrecht en vastgoedrecht - ondernemingsrecht en vennootschapsrecht

Reiner Tijs

Reiner Tijs is gespecialiseerd in het overheidsrecht en het omgevingsrecht (ruimtelijke ordening, stedenbouw en milieu). Hij kan bogen op ruime expertise, jarenlange ervaring en een breed netwerk.

Reiner Tijs - Advocaat overheidsrecht en omgevingsrecht

Frédéric Dupon

Hij behandelt vooral dossiers die verband houden met het verbintenissenrecht, het bouwrecht en het handels- en economisch recht in ruime zin, met inbegrip van het zeerecht.

Frédéric Dupon - Advocaat bouwrecht, vastgoedrecht en ondernemingsrecht

Sidney Van Wellen

Sidney Van Wellen studeerde in 2013 af als Master in de Rechten aan de Universiteit te Antwerpen en is sindsdien advocaat aan de Antwerpse Balie. Hij is advocaat bij Forum Advocaten sedert september 2018.

Hij is pragmatisch en betrokken om zo het best mogelijke resultaat te bereiken.

Sidney Van Wellen - Advocaat bouwrecht, vastgoedrecht en ondernemingsrecht

Joram Maes

Joram Maes studeerde in 2015 af aan de Universiteit te Antwerpen als Master in de rechten en begon zijn carrière als advocaat in januari 2016 bij Forum Advocaten.

Hij is enthousiast, creatief en openhartig, eigenschappen die hij ook overbrengt in de behandeling van dossiers.

Joram Maes - Advocaat bouwrecht, overheidsrecht en omgevingsrecht

Annelies Janssen

Annelies Janssen behaalde in 2016 de titel van Master in de rechten aan de Universiteit van Antwerpen na in 2015 een Erasmus programma te hebben gevolgd in Zweden (Uppsala University).

Zij is optimistisch, warmhartig en oprecht.

Annelies Janssen - Advocaat bouwrecht en vastgoedrecht

Maxime Jeanray

Maxime behaalde in 2016 de titel van Master in de rechten aan de Universiteit van Antwerpen.

Hij is flexibel, positief en zet zijn schouders vol engagement onder verschillende projecten.

Maxime Jeanray - Advocaat Arbeidsrecht en sociaal recht

Inge van den Dorpel

Inge studeerde, na een eerdere opleiding aan het Koninklijk Muziekconservatorium te Brussel en een opleiding vertaler aan de Universiteit van Antwerpen, in 2016 af aan de Vrije Universiteit Brussel als Master in de rechten en begon haar carrière als advocaat in juni 2016 aan de balie Brussel.

Inge van den Dorpel - Advocaat Bouwrecht, omgevingsrecht en overheidsrecht

Maarten Verboven

Maarten is in 2017 afgestudeerd als Master in de rechten aan de Universiteit te Antwerpen na tevens een opleiding Rechtspraktijk aan de Karel de Grote Hogeschool te Antwerpen te hebben voltooid.

Hij is sociaal, gedreven en volhardend.

Maarten Verboven - Advocaat vastgoedrecht en ondernemingsrecht

Geert de Hoon

Geert is advocaat bij Forum Advocaten sinds oktober 2019 en legt zich binnen het kantoor hoofdzakelijk toe op bijstand aan KMO’s en vrije beroepen in het burgerlijk recht en het ondernemingsrecht. Hij staat cliënten bij tijdens de opmaak van contracten, onderhandelingen en adviesverlening alsook tijdens het voeren van procedures voor de burgerlijke hoven en rechtbanken. Verder staat hij cliënten graag bij in dossiers inzake het onderwijsrecht.

Geert de Hoon - Advocaat bouwrecht en ondernemingsrecht

Roxanne Verelst

Roxanne behandelt binnen het kantoor hoofdzakelijk dossiers met betrekking tot de bijstand van KMO’s, particulieren en vrije beroepen in burgerlijke en handelszaken, alsook zaken binnen het vennootschapsrecht en het vastgoedrecht.

Roxanne Verelst - Advocaat ondernemingsrecht en vennootschapsrecht

Justine Heureux

Justine behaalde in 2020 de titel van Master in de rechten aan de Universiteit van Antwerpen en in 2021 de titel van Master in het vennootschapsrecht aan de Katholieke Universiteit van Leuven.

Justine is oprecht, warmhartig en enthousiast. Zij behandelt uw dossier met veel zorg.

Justine Heureux - Advocaat vennootschapsrecht

Inne Royackers

Inne Royackers behaalde in juni 2022 met onderscheiding de titel van Master in de Rechten aan de Katholieke Universiteit Leuven, waarbij ze zich specialiseerde in het privaat- en strafrecht. Gedurende haar opleiding studeerde ze een half jaar aan l’Université Jean Moulin III te Lyon (Frankrijk). Haar masterscriptie schreef ze onder het promotorschap van prof. dr. B. Tilleman over de aansprakelijkheid van bouwactoren in een bouwteam.

Sinds september 2022 is Inne ingeschreven als advocaat aan de Antwerpse balie. Bij Forum Advocaten legt ze zich vooral toe op bouw- en vastgoedrecht.

Inne Royackers - Advocaat bouwrecht, vastgoedrecht en ondernemingsrecht

Jill Naets

Jill Naets behaalde in 2023 met onderscheiding de titel van Master in de Rechten aan de Universiteit Antwerpen, waarbij ze zich specialiseerde in het sociaal recht en het strafrecht. Eerder behaalde ze ook de professionele bachelor bedrijfsmanagement – rechtspraktijk aan de Karel de Grote Hogeschool te Antwerpen.

Ze is sinds 2023 advocaat bij Forum Advocaten en ze legt zich binnen het kantoor vooral toe op het sociaal recht (arbeidsrecht en socialezekerheidsrecht). Ze is behulpzaam, nauwkeurig en proactief.

Jill Naets - Advocaat arbeidsrecht en sociaal recht

Yani Brems

Yani Brems behaalde in 2023 de titel van Master in de rechten aan de Universiteit van Antwerpen. Zij is advocaat bij Forum advocaten sinds mei 2024 en behandelt binnen het kantoor vooral dossiers inzake ruimtelijke ordening en stedenbouw.

Yani Brems - Advocaat bouwrecht en omgevingsrecht