Met de fiets naar het werk. Wat levert dat op?

Nu de zon terug meer begint te schijnen, nemen meer en meer werknemers de fiets naar het werk. Het is milieuvriendelijk, goed voor de conditie en sinds kort levert kan het nu ook een fietsvergoeding opleveren. Naar aanleiding van Wereld Fietsdag op 3 juni 2023 zetten we onze fiets even aan de kant en staan we kort stil bij deze nieuwe regelgeving.

Vanaf 1 mei 2023 hebben werknemers recht op een fietsvergoeding

De cao nr. 146: algemene verplichting tot toekenning van een fietsvergoeding

Vroeger bestond er geen algemene verplichting voor de werkgever om een vergoeding te betalen aan de werknemers die met de fiets naar het werk zouden komen. Sinds 1 mei 2023 heeft de Nationale Arbeidsraad echter een nieuwe collectieve arbeidsovereenkomst (cao) waarin een algemene verplichting wordt opgelegd aan de werkgever om een fietsvergoeding te betalen aan werknemers. Het betreft de cao nr. 164 van 24 januari 2023 betreffende de tegemoetkoming van de werkgever voor de verplaatsingen per fiets van de werknemer tussen zijn woonplaats en zijn plaats van tewerkstelling.

Wie heeft er recht op een fietsvergoeding?

De cao is van toepassing op de werknemers en op de werkgevers die hen tewerkstellen, maar doet geen afbreuk aan de op sector- of ondernemingsniveau gesloten cao’s die voorzien in de toekenning van een specifieke vergoeding voor woon-werkverkeer per fiets, zelfs indien het bedrag lager zou zijn. Het gaat specifiek om toekenningen via de voormelde cao’s. Indien de fietsvergoeding werd toegekend via de individuele arbeidsovereenkomst of via het arbeidsreglement, zal de nieuwe cao van toepassing zijn.

De cao nr. 146 is echter niet van toepassing op het woon-werkverkeer per fiets tussen 1 mei 2023 en 31 december 2023 van werknemers die tewerkgesteld zijn in de paritaire comités die sinds 1 januari 2020 voor het eerst zijn samengesteld. Met deze uitzondering heeft de Nationale Arbeidsraad het paritair comité voor dienstverlening aan en ondersteuning van het bedrijfsleven en de zelfstandigen (pc nr. 335), dat voor het eerst werd samengesteld bij KB van 30 november 2021, tot 31 december 2023 de mogelijkheid willen geven om een cao te sluiten over de fietsvergoeding.

De voorwaarden om recht te hebben op een fietsvergoeding

Wat wordt er onder “fiets” verstaan?

Met alle nieuwe soorten van fietsen die de laatste jaren zijn ontstaan, is het niet meer evident om het begrip “fiets” te definiëren. Voor de toepassing van de cao nr. 146 wordt verstaan onder “fiets”: een rijwiel, een gemotoriseerd rijwiel of een speed pedelec, zoals gedefinieerd in het algemeen reglement op de politie van het wegverkeer, met dien verstande dat de gemotoriseerde rijwielen en de speed pedelecs enkel in aanmerking komen wanneer ze elektrisch worden aangedreven.

Middelen zoals steps, hoverboards, rolschaatsen, skateboards, monowheels, (elektrische) segways zijn gemotoriseerde of niet gemotoriseerde voortbewegingstoestellen, waardoor deze niet onder het fietsbegrip in de zin van cao nr. 146 vallen.

Moet men regelmatig naar het werk fietsen?

Conform de cao nr. 146 wordt de vergoeding toegekend aan de werknemer die de verplaatsingen tussen zijn woonplaats en zijn plaats van tewerkstelling regelmatig per fiets verricht. Het gaat dus niet om occasionele verplaatsingen met de fiets, al wordt er ruim omgegaan met dit begrip. Zo is het voldoende om één keer per week met de fiets naar het werk te gaan en is het zelfs voldoende om bv. alleen in de zomer met de fiets naar het werk te gaan.

De commentaar van de Nationale Arbeidsraad omtrent deze bepaling stelt dat het woord “regelmatig” geen belemmering voor de werknemer mag vormen om bij wijze van test in het systeem voor de toekenning van een fietsvergoeding te stappen.

Wat als de werknemer met verschillende vervoersmiddelen naar het werk komt?

Indien de werknemer voor het woon-werkverkeer gebruik maakt van verschillende vervoerswijzen, waaronder de fiets, heeft hij de mogelijkheid om voor elk daarvan een vergoeding van zijn werkgever te ontvangen, voor zover er voldaan is aan één van de twee volgende voorwaarden. De verschillende vergoedingen moeten betrekking hebben op (1) hetzij verschillende gedeelten van het woon-werktraject (2) hetzij hetzelfde traject (of hetzelfde gedeelte daarvan) dat in verschillende perioden van het jaar wordt afgelegd.

Hieruit vloeit voort dat voor eenzelfde afstand die op hetzelfde moment wordt afgelegd niet meer dan één vergoeding kan worden toegekend door de werkgever. Een werknemer die bv. een voltijds treinabonnement heeft, kan geen vergoeding krijgen wanneer hij af en toe met de fiets naar het werk komt.
De werknemer moet bovendien steeds uit de verschillende beschikbare abonnementsformules in de onderneming, de meest passende formule kiezen die het beste aansluit bij mobiliteitsbehoeften van de werknemer, rekening houdend met de frequentie van zijn woon-werktrajecten.

Het bedrag van de fietsvergoeding?

In principe is het basisbedrag van de fietsvergoeding 0,145 EUR per afgelegde kilometer, maar vanaf 1 mei 2023 zal de fietsvergoeding 0,27 EUR per afgelegde kilometer bedragen. De toekenning van de fietsvergoeding wordt geplafonneerd op een afstand van maximum 20 kilometer per enkel traject. De fietsvergoeding is tot dat bedrag vrijgesteld van belastingen en er zijn geen socialezekerheidsbijdragen op verschuldigd.

Wanneer een werknemer 210 dagen per jaar met de fiets naar het werk zou komen en op 20 kilometer van het werk zou wonen, zal dit de werknemer voor het aanslagjaar 2024 een bedrag van 2.268 EUR netto per jaar (of 189,00 EUR netto per maand) opleveren.

Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd om ervoor te zorgen dat het bedrag van de fietsvergoeding niet hoger ligt dan het maximale fiscaal vrijgestelde bedrag.

De tegemoetkoming van de werkgever wordt gestort ter gelegenheid van de betaalperiode die in de onderneming gebruikelijk is.

Om het bedrag van de tegemoetkoming van de werkgever te bepalen, dient de werknemer een verklaring op erewoord in te vullen en te ondertekenen waarin hij (1) het aantal kilometers dat hij met de fiets aflegt tussen zijn woonplaats en de plaats van tewerkstelling vermeldt (2) evenals het betrokken aantal dagen in die maand. De frequentie van de verklaring en de modaliteiten voor de controle van de in die verklaring vermelde gegevens moeten door de werkgever worden vastgesteld.

Heeft u nog vragen over de fietsvergoeding of heeft u vragen omtrent woon-werkverplaatsingen, aarzel dan niet om onze specialisten arbeids- en sociaal recht te contacteren.

Contacteer een advocaat gespecialiseerd in arbeidsrecht