Uw mandaat als bestuurder of manager ter discussie? Kan u meestemmen over uw benoeming, ontslag en kwijting onder het WVV?

Sinds de inwerkingtreding van het nieuwe vennootschapsrecht (WVV) dient u zich als bestuurder te onthouden van uw deelname aan de beraadslaging en stemming, wanneer u geconfronteerd wordt met een belangenconflict. Onder het WVV is het niet meer voldoende om uw medebestuurders louter in kennis te stellen van uw tegenstrijdig belang en vervolgens mee te stemmen.  Wanneer hebt u onder het WVV nog een stem over uw mandaat en wanneer niet?  Forum Advocaten zocht één en ander voor u uit.

Het WVV heeft een onthoudingsplicht ingevoerd voor bestuurders die te maken krijgen met een belang van vermogensrechtelijke aard dat in strijd is met het vennootschapsbelang. Voornoemde onthoudingsplicht geldt zowel voor de beraadslaging als voor de stemming over de betrokken verrichting of beslissing. Deze regeling is dwingend van toepassing op de NV, BV en CV, VZW en stichtingen vanaf 01.01.2020, zelfs indien de statuten nog niet werden aangepast aan het WVV.

De onthoudingsplicht is enkel van toepassing op de bestuurders, niet op de aandeelhouders

Vooreerst is het van belang om aan te stippen dat de belangenconflictregeling enkel geldt voor bestuurders, niet voor aandeelhouders.

Als aandeelhouder-bestuurder mag u op de algemene vergadering dus perfect stemmen over uw eigen mandaat als bestuurder, zoals benoeming, ontslag, bezoldiging en kwijting.  U dient zich niet te onthouden en uw stem wordt geteld. Uiteraard kan er in de statuten of aandeelhoudersovereenkomst bij wijze van stemafspraak bepaald worden dat u zich als aandeelhouder in dat geval dient te onthouden, maar dit vormt dan de uitzondering op de regel.

Kan uw managementovereenkomst aanleiding geven tot een belangenconflict?

Het bestuursorgaan beslist over de benoeming, het ontslag, de vergoeding en andere modaliteiten van het mandaat van de dagelijkse bestuurder of manager.

Vaak wordt een managementovereenkomst gesloten met de bestuurder zelf of zijn  managementvennootschap.

Valt de beslissing over het sluiten, beëindigen, of wijzigen van dergelijke overeenkomst, bijvoorbeeld wat de vergoeding betreft, onder de belangenconflictregeling?

De belangenconflictregeling zal van toepassing zijn indien u als bestuurder een belang heeft dat (on)rechtstreeks van vermogensrechtelijke aard is en in strijd is met het belang van de vennootschap.

In een managementovereenkomst worden doorgaans vergoedingen en andere voordelen voor de bestuurder bedongen.  Bij beëindiging dient er beslist te worden over de modaliteiten, waaronder opzeg- of ontslagvergoedingen.  De belangen zijn dan ook vaak vermogensrechtelijk van aard en tegengesteld aan die van de vennootschap.

Een beslissing met betrekking tot dergelijke overeenkomst kan dan inderdaad geviseerd worden door de belangenconflictregeling.

Of en in welke mate de verrichting gebruikelijk en marktconform is, waardoor de belangenconflictregeling geen toepassing vindt, is eerder een feitenkwestie.  Het is aangewezen om op dit vlak geen risico te nemen.

Wat zijn de gevolgen van de toepassing van de belangenconflictregeling?

Wanneer u als bestuurder met een belangenconflict wordt geconfronteerd bij een verrichting of beslissing dient u dit te melden voorafgaand aan de beraadslaging en beslissing.

Indien er meerdere bestuurders zijn zal u zich dienen te onthouden bij de beraadslaging en stemming.

Dit heeft als praktisch gevolg dat u afhankelijk wordt van uw medebestuurders.  Waar u onder de oude regeling nog de mogelijkheid had om voor- of tegen te stemmen over uw eigen managementovereenkomst is dit nu niet meer het geval.  Indien u voor zichzelf een vetorecht had bedongen kunt u dit niet uitoefenen.

De nieuwe belangenconflictregeling  verandert dan ook uw zeggenschap en controle  binnen het bestuursorgaan van de vennootschap. Mogelijks komen dan de initiële afspraken tussen de bestuurders (vaak ook aandeelhouders) in het gedrang, zodat deze herbekeken dienen te worden in het kader van het WVV.  Uiteraard kunnen wij u als specialisten vennootschapsrecht hierbij adviseren en begeleiden.

Indien alle bestuurders een belangenconflict hebben, bijvoorbeeld wanneer zij allen via managementvennootschappen werken voor de vennootschap en zij hun vergoedingsregeling wensen aan te passen,  dan dienen zij de beslissing voor te leggen aan de algemene vergadering.  Binnen de VZW is dit zelfs al het geval wanneer de meerderheid van de bestuurders een belangenconflict heeft. Na goedkeuring door de algemene vergadering zal de betrokken verrichting door het bestuur kunnen worden uitgevoerd.

Wanneer een BV of NV slechts één bestuurder telt, mag hij zelf de beslissing nemen en de  verrichting uitvoeren op voorwaarde dat hij ook de enige aandeelhouder is. Is dit niet het geval, dan dient hij de beslissing of verrichting waarover het belangenconflict bestaat voor te leggen aan de algemene vergadering.

In alle gevallen dient in de notulen of in een bijzonder verslag  de aard van de beslissing of verrichting en de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de vennootschap omschreven te worden op basis waarvan dan de beslissing genomen wordt.  Ingeval de bestuurder tevens de enige aandeelhouder is, neemt hij in zijn bijzonder verslag eveneens de tussen hem en de vennootschap gesloten overeenkomst op. Dit deel van de notulen of dit verslag wordt in zijn geheel opgenomen in het jaarverslag of in een stuk dat samen met de jaarrekening neergelegd wordt (de toelichting).  Indien een commissaris is benoemd zal deze de verrichting ook in een afzonderlijk luik van zijn controleverslag opnemen en beoordelen.

Wat als u toch deelneemt aan de beraadslaging en stemming tijdens een belangenconflict?

Wanneer de belangenconflictregeling niet wordt gevolgd, kan onder het WVV iedere belanghebbende een nietigheidsvordering instellen tegen het besluit in kwestie.  Onder de “oude regeling” kon enkel de vennootschap deze nietigheidsvordering instellen. 

Een belanghebbende derde kan een schuldeiser zijn, de fiscus,…, zodat de belangenconflictregeling geen theoretisch risico (meer) is.  De gevolgen van een nietigverklaring van een overeenkomst kunnen aanzienlijk zijn!

De bestuurders die met miskenning van de belangenconflictregeling een beslissing hebben genomen riskeren uiteraard ook bestuurdersaansprakelijkheid wegens inbreuk op het WVV.

Roxanne Verelst & Frederic Rosiers