Overuren en tijdsregistratiesysteem: time is money

Een werknemer die de betaling van achterstallige overuren vordert, moet het bestaan, de omvang en de duur van deze overuren bewijzen, zo stelt de vaststaande rechtspraak. Een arrest van het Arbeidshof te Brussel van 22 mei 2020 kan hier wel eens verandering in brengen en legt de werkgever mogelijks een belangrijke verplichting op.

In deze zaak werd de vordering van de werknemer, die weinig sluitende bewijzen kon voorleggen van de gepresteerde overuren, toch toegekend, aangezien de betrokken werkgever niet voorzien had in een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem van tijdregistratie.

Moet een werkgever voortaan voorzien in een systeem van tijdsregistratie? U leest het hier:

De vordering tot betaling van achterstallige overuren: de werknemer moet de bewijzen leveren

De meerderheid van de rechtspraak is van oordeel dat de werknemer de bewijslast draagt wanneer hij de betaling van achterstallige overuren vordert. De werknemer moet in dat kader het bestaan, de omvang en de duur van de overuren bewijzen en mag dit doen met alle mogelijke rechtsmiddelen. Hij dient bovendien aan te tonen dat de overuren gepresteerd werden op verzoek van of met goedkeuring van de werkgever.

Aangezien het vrij moeilijk is om het bestaan, de omvang en de duur van de overuren te bewijzen, stelt bepaalde rechtspraak dat de medewerking van de werkgever vereist is. De rechtbank kan de werkgever als het ware bevelen om bepaalde documenten over te leggen, al ligt de voornaamste bewijsverplichting voornamelijk bij de werknemer.

In de praktijk proberen werknemers de overuren vaak te bewijzen door het voorleggen van e-mails of briefwisseling tussen de werkgever en de werknemer, door eenzijdig opgestelde documenten, door getuigen, enz. De rechtspraak oordeelt hieromtrent echter zeer streng, waardoor de bewijsvoering zeer moeilijk is.

Sommige werkgevers voorzien in een systeem van tijdsregistratie, waarin duidelijk wordt aangegeven welke uren er door de werknemers gepresteerd werden. Dit kan een schriftelijk document zijn, maar ook een prikklok, een elektronisch registratiesysteem, een badgelezer, enz.

In het kader van de medewerkingsplicht die door de rechtspraak wordt vooropgesteld, kunnen de overuren gemakkelijk bewezen worden door het overmaken van het systeem van tijdsregistratie, waarin de gepresteerde (over)uren gemakkelijk te raadplegen zijn, op voorwaarde dat het systeem weliswaar correct wordt gebruikt en wordt ingevuld door de werknemer. Het Hof van Cassatie was in 2014 immers van oordeel dat alle partijen moeten meewerken aan de bewijsvoering, aangezien artikel 870 van het Gerechtelijk Wetboek bepaalt dat elke partij de bewijslast draagt van de feiten die zij aanvoert.

Het probleem is evenwel dat de Belgische Arbeidswet niet voorziet in een algemene wettelijke verplichting om te voorzien in een systeem van tijdsregistratie. De werknemers die werkzaam zijn voor een onderneming waar geen systeem van tijdsregistratie bestaat, zullen derhalve geconfronteerd worden met een moeilijkere bewijsvoering dan hun collega’s in de ondernemingen waar dergelijk systeem wel bestaat.

De recente rechtspraak van het Hof van Justitie en het Arbeidshof te Brussel kunnen hier wel eens verandering in brengen.

De recente Europese en Belgische rechtspraak: is het dan toch de werkgever die de bewijzen moet leveren?

Het Arbeidshof te Brussel verwijst in zijn beslissing naar een arrest van het Hof van Justitie van 14 mei 2019, waarin een geschil werd beslecht tussen een Spaanse vakbond en Deutsche Bank. Deutsche Bank hanteerde geen systeem van arbeidstijdregistratie om de dagelijkse arbeidstijd van de werknemers te meten, aangezien die verplichting niet bestond in het Spaanse recht: het Spaanse Hooggerechtshof was immers van oordeel dat overuren van werknemers niet hoeven te worden bijgehouden en evenmin moesten worden meegedeeld aan de werknemersvertegenwoordigers.

Er werd in dat kader dan ook een prejudiciële vraag gesteld om te bepalen of dit wel in overeenstemming was met de Spaanse Arbeidstijdenrichtlijn en het EU-handvest van de Grondrechten.

Het Hof van Justitie benadrukt in zijn arrest het belang van de fundamentele rechten die zijn neergelegd in het EU-handvest van de Grondrechten en uitgewerkt in de Arbeidstijdenrichtlijn: zij waarborgen immers de arbeidsduurgrenzen en de dagelijkse en wekelijkse rusttijden. Het Hof stelt eveneens dat deze rechten integraal verzekerd dienen te worden door de lidstaten zodat werknemers daadwerkelijk gebruik kunnen maken van de toegekende rechten.

In dat opzicht oordeelt het Hof van Justitie dat de arbeidstijd van de werknemer niet objectief en betrouwbaar kan worden vastgesteld wanneer er geen systeem bestaat waarmee de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer kan worden geregistreerd. Dit maakt het immers onmogelijk om na te gaan of de arbeids-en rusttijden in acht werden genomen.

Daarom oordeelt het Hof dat de bepalingen van de Arbeidstijdenrichtlijn en het EU-handvest van de Grondrechten niet voldoende gewaarborgd worden wanneer een nationale regeling geen verplichting oplegt om de arbeidstijd periodiek op objectieve en betrouwbare wijze vast te stellen door middel van een toegankelijk systeem.

Het Arbeidshof te Brussel verwijst in zijn arrest van 22 mei 2020 uitdrukkelijk naar de rechtspraak van het Hof van Justitie. Meer nog: het Arbeidshof sluit zich volledig aan bij de rechtspraak van het Hof van Justitie en is van oordeel dat een werkgever de verplichting heeft om te voorzien in een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem waarmee de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer wordt geregistreerd. In deze zaak werd, aldus het Arbeidshof, bewezen dat dergelijk tijdsregistratiesysteem niet bestaat, waardoor de vordering met betrekking tot de betaling van achterstallige overuren moet worden ingewilligd op basis van het feitelijke vermoeden dat voortvloeit uit de weigering van de werkgever om loyaal mee te werken aan de bewijslevering in deze zaak. De gevolgen voor de werkgever zijn derhalve niet min…

Legt de recente rechtspraak de werkgever een verplichting op om te voorzien in een systeem van tijdsregistratie?

Zoals vermeld, voorziet de Belgische Arbeidswet niet in een algemene verplichting om te voorzien in een systeem van tijdsregistratie. De Europese rechtsspraak, recent bevestigd door het Arbeidshof te Brussel, bepaalt evenwel dat een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem moet worden voorzien zodat een eventuele vordering inzake overuren eenvoudiger kan worden bewezen.

De wijze waarop de arbeidsuren worden geregistreerd binnen de onderneming, of net het gebrek aan registratie ervan, zal wellicht niet langer stroken met de Europese en Belgische rechtspraak.

De registratie van de arbeidsduur (en dus ook de overuren) is een verplichting van de werkgever. De rechtspraak is daarom van oordeel dat ook het bewijs van eventueel gepresteerde overuren door de werkgever moet kunnen worden geleverd. Indien een werkgever derhalve wil vermijden dat een werknemer een vordering tot het bekomen van overuren toegekend ziet door de rechtbank, doet hij er best aan om te voorzien in een systeem van tijdsregistratie.

In dat opzicht legt de rechtspraak derhalve geen werkelijke verplichting op om te voorzien in een systeem van tijdsregistratie, maar wanneer de werkgever geconfronteerd wordt met een vordering van de werknemer tot betaling van overuren, zal de werkgever bij gebreke aan tijdsregistratiesysteem wel eens veroordeeld kunnen worden tot betaling van eventuele achterstallige overuren, dit, op basis van een feitelijk vermoeden.

Wat moeten we onthouden?

In het kader van een vordering tot betaling van achterstallige overuren is de recente rechtspraak van groot belang.

Een van de voornaamste vaststellingen is dat de werkgever voortaan een grote(re) rol zal spelen in het kader van de bewijsvoering bij een vordering van de werknemer tot betaling van achterstallige overuren. Het is niet alleen de werknemer die de bewijzen moeten leveren, maar ook de werkgever, aangezien het registreren van de arbeidstijd en de overuren een verplichting is van de werkgever.

Het organiseren van een systeem van tijdsregistratie is geen verplichting (behalve in specifieke gevallen), maar in het kader van eventuele toekomstige geschillen omtrent arbeidsduur, arbeidstijd, overuren, enz. en vorderingen inzake achterstallig loon, is een systeem van tijdsregistratie niet langer een overbodige luxe. Werkgevers doen er aldus best aan om te voorzien in een systeem van tijdsregistratie.

Indien u meer informatie wenst over arbeidsduur en overuren of over een systeem van tijdsregistratie, dan kan u steeds bij ons terecht. Wij staan u hierin graag bij.

Maxime Jeanray & Jana Kern