De algemene vergadering binnen de VME vandaag de dag: via welke ‘tools’ kan u de vergadering toch laten doorgaan?

In onze blog van 30.03.2020 gingen we al in op de vraag of de corona-pandemie een gegronde reden vormde voor het uitstel van de algemene vergadering binnen de VME. De Minister van Justitie had op dat moment in zijn volmachtsbesluiten die hij aan de regering had voorgelegd, opgenomen om vergaderingen van mede-eigenaars binnen VME’s die normalerwijze vóór 19.04.2020 moesten worden gehouden, uit te stellen tot 5 maanden na het einde van de corona-maatregelen.  

Als einddatum van de volmachtsbesluiten werd op dat moment nog 19 april2020 vooropgesteld, doch de einddatum kon nog verlengd worden in het licht van de evolutie van het corona-virus. Eén en ander werd vervolgens geformaliseerd in KB nr. 4 en nadien volgde effectief nog een verlenging van de geldigheidsduur van dat KB tot 30 juni.

Er ontstond in de sector echter onduidelijkheid over wanneer er opnieuw algemene vergaderingen ingepland konden worden, zodat om toelichting aan de Minister van Justitie werd verzocht. Op21.05.2020 maakte de Minister van Justitie, middels een richtlijn die met onmiddellijke ingang van kracht werd, duidelijk dat algemene vergaderingen opnieuw konden plaatsvinden met respect voor de geldende maatregelen, waarbij de vergaderingen die uitgesteld werden door de corona-pandemie (hetgeen nog mocht voor vergaderingen tot en met 30.06.2020), zouden moeten gaan plaatsvinden over de eerder vastgelegde periode van 5 maanden, zijnde tussen 01.07.2020 en 30.11.2020.

Het organiseren van een algemene vergadering mag dan ondertussen wel terug mogelijk zijn, het is echter geenszins evident. Zo zijn er nog steeds de regels aangaande het respecteren van de nodige afstand die in acht genomen moeten worden zodat een geschikte locatie vinden geen sinecure is. Daarnaast moet er een inhaalmanoeuvre ingezet worden zodat algemene vergaderingen geagendeerd worden in vakantieperiodes, zodat de syndici geconfronteerd worden met een groter aantal afwezigen dan wanneer de algemene vergadering plaatsgevonden zou hebben op het voorziene tijdstip. Welke mogelijkheden staan er nu ter beschikking om deze problematiek te (pogen) ondervangen?

Bieden volmachten een oplossing?

Het werken via volmachten is uiteraard de meest voor de hand liggende oplossing, zowel om het probleem van afwezigheden door vakantie op te vangen alsook om het aantal aanwezigen te kunnen beperken. Het werken via volmachten kent natuurlijk wel een aantal beperkingen, nl. de beperkingen die in de wet opgenomen zijn en die ook op heden van kracht blijven, doch ook eventuele praktische ‘obstakels’ .

Het verlenen van een volmacht is optioneel

Zo zullen er in eerste instantie, voor zover het een poging betreft om niet met alle mede-eigenaars samen te moeten zitten in één ruimte, mede-eigenaars bereid gevonden moeten worden om een volmacht te verlenen. Mede-eigenaars kunnen uiteraard niet verplicht worden om een volmacht te verlenen en hebben steeds het recht om wel aanwezig te zijn op de algemene vergadering. Wanneer er binnen de VME dus een aanzienlijk aantal belangrijke knopen doorgehakt moeten worden, zal de kans groter zijn dat de mede-eigenaars wel degelijk zelf aanwezig willen zijn.

Vormvereisten bij het verlenen van een volmacht

Voor het overige gelden de klassieke regels aangaande het verlenen van een volmacht, zowel naar de volmachtgever als naar volmachtdrager toe. Zo dient de volmacht steeds de naam van de gevolmachtigde te vermelden. De gevolmachtigde kan zijn volmachten vanzelfsprekend niet doorgeven gelet op het ‘persoonlijk’ karakter van de volmacht.

De gevolmachtigde kan een andere mede-eigenaar zijn, maar mag net zo goed iemand zijn die niets met de VME te maken heeft. Als mede-eigenaar kan u alleszins geen volmacht verlenen aan de syndicus.

Op de volmacht kunnen indien gewenst bepaalde instructies vermeld worden omtrent het ‘stemgedrag’ dat de volmachtgever verkiest voor de agendapunten van de algemene vergadering, om te vermijden dat er achteraf discussie ontstaat over het stemgedrag van de volmachtgever.

Beperkingen aan het verlenen van een volmacht

Een volmacht geldt daarbij in principe slechts voor één algemene vergadering (tenzij het een notariële volmacht betreft).

De gevolmachtigde mag op de algemene vergadering alleszins niet meer dan 3 volmachten hebben, waarop één uitzondering bestaat. In grote gebouwen is het zo dat wanneer de gevolmachtigde aan de algemene vergadering deelneemt met een totaal aantal quotiteiten dat 10% van het totaal aantal quotiteiten niet overstijgt, de gevolmachtigde in principe meer dan 3 volmachten kan bezitten.  Alleszins zal de gevolmachtigde sowieso niet meer quotiteiten mogen vertegenwoordigen dan de overige aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars samen om het democratisch karakter van de vergadering te kunnen waarborgen.

Andere alternatieven?

De mogelijkheid om via de moderne technologieën -zoals deze recent tijdens de corona-crisis ten volle ontdekt en benut werden- te werken (bvb: ‘Teams’ en ‘Zoom’), is niet in de Appartementswet voorzien en kan op heden dan ook geen oplossing bieden.

Een volledig schriftelijke stemming zou an sich dan wel weer kunnen plaatsvinden, maar in dat geval dient er voor elke beslissing unanimiteit voor te liggen. Omdat dit in de praktijk eigenlijk onwerkbaar is en veel syndici hier technisch ook niet op voorzien zijn, is ook dit eigenlijk geen werkbaar alternatief.

Navraag binnen de sector leert alleszins dat men het een gemiste kans vindt dat er niet meer alternatieven mogelijk zijn gemaakt door bijvoorbeeld, desnoods tijdelijk, bepaalde versoepelingen aan te brengen door het gebruik van moderne technologieën toe te laten of een tijdelijke verlaging van de unanimiteitsvereiste bij een volledig schriftelijke stemming toe te laten.

Momenteel dienen syndici immers vooral te hopen dat er voldoende personen (met voldoende stemrechten) opdagen op de algemene vergaderingen en dat er slim wordt omgesprongen met volmachten, wat uiteraard moeilijk te sturen valt. Het risico loert om de hoek dat heel wat vergaderingen opnieuw ingepland zullen moeten worden door het niet halen van de vereiste meerderheden, terwijl het sowieso al een huzarenstukje zal zijn om alle uitgestelde vergaderingen in te halen terwijl men ook nog de vergaderingen die sowieso ingepland stonden na 30.06.2020 nog moet laten plaatsvinden. De toekomst zal uitwijzen of de syndici niet iets meer ‘tools’ ter beschikking gesteld hadden moeten krijgen om één en ander toch efficiënter te kunnen doen verlopen.

Sid Van Wellen & Ilse De Geyter