(Oplossingen in zicht voor) problemen met digitale bouwaanvraag en digitale omgevingsvergunning?

Architecten en andere mensen uit het werkveld kampen al weken met diverse problemen bij het indienen van digitale bouwaanvragen. Zij lijden hierdoor ook heel wat schade. Er zijn architecten die ís nachts hun aanvraag pagina per pagina proberen in te dienen omdat het ís avonds en ís nachts soms nog lukt, maar overdag helemaal niet. Er kunnen ook heel wat onaangename gevolgen optreden wanneer een aankoopoptie vervalt wanneer een dossier niet op tijd wordt ingediend,Ö

De Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten en de Vlaamse architectenorganisatie NAV hebben de problematiek ook reeds (herhaaldelijk) aangekaart.

De heer Paul Van Lindt, projectleider Digitale Bouwaanvraag, Departement Ruimte Vlaanderen lichtte de problematiek m.b.t. de digitale bouwaanvraag en de digitale omgevingsvergunning als volgt toe in de commissie:

ìOp dit ogenblik zijn er effectief een aantal problemen met de digitale bouwaanvraag. Er is een totaal verschillende technische architectuur tussen de digitale bouwaanvraag en de digitale omgevingsvergunning. Er is een verschil qua technologie, platform, aanpak enzovoort. De performantieproblemen die we sinds begin maart ondervinden in het kader van de digitale bouwaanvraag, zijn van een andere orde dan de technologische complexiteit van de digitale omgevingsvergunning. Die worden ook op een andere manier aangepakt.
De digitale bouwaanvraag is een project dat in productie loopt sinds 1 september 2014. Alle Vlaamse steden en gemeenten zijn op 1 december 2016 aangesloten, en dat heeft tot een boost geleid van het aantal ingediende dossiers van 1000 in de maand december, en die zijn allemaal op een relatief vlotte manier, soms zelfs zeer omvangrijke dossiers, ingediend en ook behandeld door de lokale besturen.
De toename die we begin maart hebben gekend, heeft effectief tot problemen geleid waarbij een aantal gebruikers time-outs kregen, de boodschap dus dat hun verzoek om informatie in het systeem te stoppen of eruit te halen, niet kon doorgaan door de overbevraging van het systeem. Dat neemt niet weg dat een heleboel gebruikers wel degelijk Ö Op zich is het niet goed dat mensen foutboodschappen krijgen. We doen er alles aan om de performantie op te krikken tot een meer dan aanvaardbaar niveau, zodat iedereen op een vlotte manier kan werken. Dat blijft onze ambitie, ook vandaag nog, voor de digitale bouwaanvraag. De facto worden er altijd nog heel veel dossiers ingediend en correct digitaal behandeld door onze eigen diensten of door de lokale besturen.
Als ik me niet vergis, werden er in de maand maart meer dan 2900 dossiers ingediend en meer dan 1000 dossiers alleen al in de eerste week van april. Ook vorige week werden er per dag gemiddeld ongeveer 175 dossiers ingediend. Het kende een fluctuerend verloop, doordat effectief aan de performantieproblemen werd gewerkt.
Een eerste ingreep gebeurde op 23 maart. Op dat ogenblik zijn er aanpassingen gedaan aan zowel zoekopdrachten, als geheugen, indexeringen, het maximum aantal gelijktijdige gebruikers: een hele set van ingrepen om de performantie omhoog te krikken. Die dag en de daaropvolgende maandag liep het effectief een stuk beter en werden er elke dag meer dan 200 dossiers ingediend.
Dinsdag kenden we een ander probleem van technische aard, dat te maken had met het opladen van bestanden. Daardoor raakte het systeem opnieuw in problemen. Dat had niets met de performantie te maken, maar was een puur technisch issue. Dat hebben we vrijdag opgelost, nadat we het systeem een dag moesten stilleggen om de problemen opgelost te krijgen. Nadien draaide het hele systeem weer een stuk performanter.
Ondanks deze verbeteringen en het systematisch stijgend aantal dossiers, bleven gebruikers nog altijd foutboodschappen krijgen door time-outs en doordat er nog altijd te weinig gelijktijdige gebruikers mogelijk waren. We waren dan eind maart en hebben toen beslist de hele toepassing te migreren naar een andere serverstructuur, die meer mogelijkheden biedt op het vlak van toegang, aantal gebruikers, aanpak. Die migratie moet natuurlijk technisch ook worden voorbereid. We kunnen de toepassing niet zomaar van vandaag op morgen op een ander systeem zetten. Het systeem moet worden opgezet en getest. Dat is een heel proces dat ongeveer twee weken in beslag neemt. Normaal is vandaag de migratie naar de nieuwe infrastructuur uitgevoerd.
Bijkomend voordeel van deze migratie is dat we nu van zeer nabij kunnen monitoren. Onze dienstleverancier heeft een heel performante monitoringtool beschikbaar besteld waarmee we heel gedetailleerd kunnen zien wat er eventueel nog problemen kan opleveren en waar we moeten bijsturen om de performantie tot en met 31 mei van dit jaar optimaal te krijgen.
We volgen de zaken nog altijd elke dag. Halfweg vorige week, nog voor de migratie, waren de resultaten vrij bemoedigend. Na de migratie van vandaag moeten we opnieuw kijken wat de resultaten zijn en hoe we nog verder kunnen bijsturen. Binnen IT zijn performantieproblemen een van de moeilijkste dingen, omdat er hele reeks factoren aan de basis van kunnen liggen. Het kan te maken hebben met code, infrastructuur, databankinstellingen en dergelijke. Dat moet allemaal gefinetuned worden om de performantie te kunnen opkrikken, zodat alle gebruikers die vandaag het systeem moeten gebruiken, het ook kunnen gebruiken.
Omdat heel wat architecten effectief met die problemen werden geconfronteerd, zijn er gesprekken geweest met de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten en het Netwerk Architecten Vlaanderen om te zoeken naar tussenoplossingen voor dossiers die dringend moeten worden ingediend of geblokkeerd zijn geraakt. Dat heeft geleid tot de aanvullende technische richtlijn die het departement heeft uitgevaardigd om dergelijke dossiers te deblokkeren. Intussen hebben we van bepaalde besturen, die al vrij veel dossiers digitaal indienen, gehoord dat het bij hen relatief goed liep. Het verschilt echt een beetje van de ene tot de andere persoon. Dat neemt niet weg dat we al die problemen zeer ter harte nemen en individueel proberen op te volgen en te behandelen. Alle klachten worden zeker van dichtbij bekeken. In verband met het performantieprobleem kunnen we weinig meer doen dan zeggen dat we er alles aan doen om de performantie op te krikken. Elke dag worden daarvoor indien nodig nieuwe acties opgezet. Als het nu nog niet voldoende is, zijn er nog zaken die we de komende weken verder kunnen uitvoeren.
De omgevingsvergunning is een heel ander verhaal. Dat systeem heeft een veel complexere inhoud, die te maken heeft met het digitaal verwerken van indelingen en verkavelingen. Er is een heel andere technische architectuur opgezet om communicatie en uitwisseling mogelijk te maken tussen het centraal systeem en de dienstleveranciers van de lokale besturen. Dat noemen we technisch granulaire webservices. Op termijn moet dat zorgen voor een veel onderhoudsvriendelijker systeem, zodat er bij wijzigingen aan de regelgeving veel minder ingrepen nodig zijn om het systeem up and running te houden en bij te sturen.
Het loket werkte in een eerste fase met dezelfde webservices, zowel om ze voor het gebruik grondig te kunnen uittesten, als om te kunnen kijken welke effecten het systeem heeft. Op het ogenblik is onze dienstleverancier bezig de loketwerking te optimaliseren, zodat de performantie op het gewenste niveau komt en we alle gebruikers veel betere responstijden kunnen bieden. De problemen die sommige gebruikers bij de omgevingsvergunning ondervinden, zijn dus van een totaal andere orde dan bij de digitale bouwaanvraag.î

(Zie hierover: Commissievergadering van Commissie voor Leefmilieu, Natuur, Ruimtelijke Ordening, Energie en Dierenwelzijn van dinsdag 18 april 2017, 14.00u m.b.t. Vraag om uitleg over het digitaal omgevingsloket van Axel Ronse aan minister Joke Schauvliege 1605 (2016-2017), Vraag om uitleg over blijvende problemen met betrekking tot het digitaal omgevingsloket van Ingrid Pira aan minister Joke Schauvliege 1611 (2016-2017), Vraag om uitleg over de problemen bij de behandeling van digitale bouwaanvragen via het DBA-platform van Lydia Peeters aan minister Joke Schauvliege 1757 (2016-2017), Vraag om uitleg over de aanslepende problemen met de nieuwe omgevingsvergunning van Bruno Tobback aan minister Joke Schauvliege 1764 (2016-2017))