Doet de klokkenluidersregeling een belletje rinkelen?

De paasklokken zijn nog maar net het land uit of er staan al nieuwe klokken voor de deur. Met de zgn. klokkenluidersregeling wil Europa personen beschermen die melding maken van inbreuken op het Unierecht. Ondernemingen zullen daarom een meldingskanaal moeten voorzien en de nodige beschermingsmaatregelen moeten respecteren. Hierna leest u of uw onderneming dergelijk meldingskanaal moet voorzien en wat dit precies inhoudt.

Over wat voor meldingen gaat het?

De Europese Richtlijn nr. 2019/1937 heeft betrekking op meldingen van inbreuken van het Unierecht en op de nationale bepalingen waarin ze werden omgezet. De meldingen kunnen betrekking hebben op een breed aantal facetten, zoals overheidsopdrachten, financiële diensten, producten en markten, productveiligheid en -conformiteit, consumentenbescherming, milieu, bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, belastingfraude en -ontduiking, mededinging en staatsteun.

Wie kan deze meldingen doen?

De meldingen kunnen gebeuren door werknemers, zelfstandigen, aandeelhouders, personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan, vrijwilligers, stagiaires, personeel van (onder)aannemers en leveranciers. De richtlijn is eveneens van toepassing op personen die meldingen maken nadat de werkrelatie werd beëindigd of wanneer de werkrelatie nog zou moet aanvangen.

Wat moeten ondernemingen en overheden voorzien?

Ondernemingen, zowel in de publieke sector als in de private sector, zullen moeten voorzien in interne meldingskanalen. Het intern meldingskanaal moet worden voorzien door ondernemingen die meer dan 50 werknemers tewerkstellen of door gemeenten met meer dan 10.000 inwoners. Dit intern meldingskanaal houdt in dat (1) er binnen een termijn van 7 dagen na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging wordt verzonden naar de melder, (2) een onpartijdige persoon wordt aangesteld om de melding op te volgen, (3) een redelijke termijn wordt voorzien om de melder feedback te geven over de afhandeling van de klacht en (4) dat er duidelijke, gemakkelijke en toegankelijke informatie wordt voorzien omtrent de voorwaarden en procedures die gelden omtrent externe meldingen. Ondernemingen met minder dan 50 werknemers zijn niet verplicht om dergelijk intern meldingskanaal in te voeren, maar kunnen dit wel doen op vrijwillige basis.

Daarnaast zullen lidstaten ook moeten voorzien in een extern meldingskanaal. Dit zijn onafhankelijke en autonome externe meldingskanalen die informatie over inbreuken in ontvangst nemen en verder behandelen. In dat kader zal er in België een federale coördinator worden aangesteld om kennis te nemen van de externe meldingen en zal een klokkenluidersautoriteit in het leven worden geroepen om te waken over de behandeling van de meldingen.

Ten slotte zullen lidstaten ook beschermingsmaatregelen moeten voorzien wanneer een persoon overgaat tot het openbaar maken van de informatie. Het gaat dan om een situatie waarin (1) de melder eerst een interne en externe melding heeft gemaakt, maar waarbij er geen passende maatregelen werden genomen binnen een redelijke termijn, (2) de melder van mening is dat er gegronde redenen zijn om aan te nemen dat de inbreuk een dreigend of reëel gevaar inhoudt voor het algemeen belang of (2) de melder gegronde redenen heeft om aan te nemen dat er een risico op represailles bestaat bij meldingen via een extern kanaal of dat de inbreuk niet doeltreffend verholpen zou worden.

Bescherming tegen represaillemaatregelen

De melders van inbreuken zullen worden beschermd tegen represaillemaatregelen, zoals een ontslag, een negatieve evaluatie, een geweigerde promotie, een degradatie, een wijziging van arbeidsvoorwaarden, tuchtsancties, niet-verlenging van de arbeidsovereenkomst, pesterijen, discriminatie, enz.

Indien een melder toch het slachtoffer zou worden van een represaillemaatregel en hij of zij kan elementen aanreiken waaruit dit zou blijken, dan opent dit het recht op een schadevergoeding. De richtlijn voorziet niet in een specifiek bedrag, maar de Nationale Arbeidsraad stelt in haar advies een schadevergoeding ten bedrage van minimaal 18 weken en maximaal 26 weken loon voor. De Nationale Arbeidsraad stelt wel dat deze schadevergoeding niet gecumuleerd zou kunnen worden met de schadevergoeding wegens kennelijk onredelijk ontslag (cao nr. 109).

Daarnaast zouden ook administratieve sancties voorzien worden tussen 250 EUR en 1.250.000 EUR voor natuurlijke personen en rechtspersonen die de verplichtingen van de klokkenluidersregeling niet zouden naleven, onder meer door represaillemaatregelen te nemen.

Andersom zouden er ook sancties worden voorzien voor personen die te kwader trouw of lichtzinnig meldingen van inbreuken zouden doen.

Tegen wanneer moet alles in orde zijn?

In principe moest België tegen 17 december 2021 de Europese richtlijn hebben omgezet in nationale regelgeving, maar deze deadline werd niet gehaald.

Voor wat betreft de publieke sector publiceerde de Vlaamse Regering op dezelfde datum het voorontwerp decreet klokkenluiders, dat van toepassing zou zijn op de Vlaamse overheid en de lokale besturen. Op 18 januari 2022 bracht de Vlaamse toezichtcommissie voor de bescherming van persoonsgegevens een advies uit omtrent dit voorontwerp. De Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG) pleit op haar beurt voor een invoeringsperiode van minstens een jaar om lokale besturen voldoende tijd te geven om de wetgeving te implementeren. Het voorontwerp ligt momenteel bij de sociale partners en nadien zal ook de Raad van State nog advies uitbrengen.

Voor wat betreft de private sector heeft de ministerraad op 25 februari 2022 het federale voorontwerp goedgekeurd en er wordt verwacht dat dit binnenkort zal worden aangenomen door de kamer. De Belgische wetgever kan ondernemingen met 50 tot 249 medewerkers uitstel verlenen tot 17 december 2023 om alles in orde te maken.

Ondernemingen en overheden doen er goed aan om zo snel mogelijk alles in orde te brengen met betrekking tot deze klokkenluidersregeling.

Forum Advocaten staat u graag bij voor wat betreft de implementatie van de klokkenluidersregeling in uw onderneming. Heeft u nog specifieke vragen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Maxime Jeanray en Jana Kern